asistente directivo

- Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda están diferenciadas por separadores de colores.

- Agenda electrónica: Son practicas por la gran cantidad deinformación que almacenan en el mínimo espacio.

- Agenda de ordenador: Están en el ordenador (Outlook)

Partes mínimas de una agenda

- Listín telefónico y de direcciones

- Calendarios: Añoactual, anterior y posterior

- Planning: Suele ser mensual

- Dietario: Apuntado normalmente por horas

Agendas que usa la secretaria

- Agenda de la secretaria:

En ella se planificarán lastareas, día y hora de realización y entrega.

- Agenda del jefe:

En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.

Gestión de la agenda del jefe

Las actividades de la agendadel jefe se deben distinguir en tres ámbitos:

- Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser casos excepcionales.

- Ocio: No se debe interrumpir, élnecesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso necesario se debe consultar con él.

- Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe. No se necesita permiso para lagestión de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y dejar margen. Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la jornada..Siempre que no se use tiene que estar bajo llave.

Planificación diaria, mensual y anual

Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en cuenta parala planificación son:



- El objetivo tiene que ser concreto y asequible.

- Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas más allá de un trimestre. El tiempo ideal son 15días.

- Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.

Después de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning siguiendo lo siguiente:

- No dedicar más de 2 horas...