auerdo 11 del 22

Temas de Biblioteconomía

Gestión de fondos
documentales:
identificación, descripción,
valoración y selección

Autor: César Martín Gavilán

Fecha: 28/03/09

Cuando hablamos de gestión de fondos documentales estamos haciendo
referencia a un conjunto de operaciones técnicas referidas a la creación,
mantenimiento y uso, y selección de los documentos y de la información que
estoscontienen. Con un sistema de gestión de documentos, una organización
puede controlar la calidad y cantidad de la documentación que crea, mantiene
la información de forma útil a sus necesidades y puede seleccionar la
información de manera eficiente cuando ésta carece de valor a largo plazo.
Actualmente, la gestión de documentos cuenta con una norma internacional, la
ISO 15489:2001 Recordmanagement, que establece las bases programáticas
y los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de documentos.
Los principios y tareas propios de la gestión de documentos coinciden con
concepto de archivística integral, por cuanto abarca desde el diseño hasta
conservación de los documentos por su valor histórico. Entre las tareas de
gestión archivística, podemos destacar la identificación, ladescripción y
valoración y selección de fondos documentales.

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La identificación
La identificación es el proceso técnico de investigación y sistematización de las
categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de
un fondo. La identificación nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y
describir la documentación.
Uno de los objetivosprincipales de la identificación es asegurar, mediante su
resultado, la valoración de las series documentales. De hecho, podemos decir
que la identificación es inseparable de la evaluación documental: identificación
y evaluación documental constituyen necesariamente un paso previo ineludible
para proceder de manera coherente a la clasificación, descripción y
recuperación de los documentos y dela información. Dicho de otro modo, la
identificación es el primer paso de un proceso secuencial, puesto que
proporciona una caracterización de la estructura del fondo documental
imprescindible para la evaluación y clasificación.
La identificación implica:
• Por un lado, recoger toda la información posible acerca del organismo y
sus funciones, saber qué documentación posee, en qué cantidad,dónde se
encuentra, quiénes las producen y cómo.
• Por otro, analizar toda esa información, averiguar las series producidas
por el organismo, descubriendo las señas de identidad de los documentos,
las tipologías documentales que reflejan sus funciones y competencias, lo

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que permitirá su valoración y la elaboración de propuestas de conservación
o eliminación.
El estudioidentificativo de las series generadas por un organismo debe
contemplar, por lo tanto, las siguientes cuestiones:
• Estudio de la estructura orgánica de las unidades y de las funciones de
los órganos productores. Esto supone recopilar información referente a la
estructura organizativa, la evolución orgánica del sujeto productor, las
competencias y cometidos de cada uno de los niveles que integran launidad
y las disposiciones que regulan sus competencias. Esto incluye unidades
desaparecidas en reestructuraciones anteriores, pero cuyas funciones han
generado tipologías documentales asimilables con otras actuales. Esto
permitirá reconstruir el camino seguido por algunas series documentales y
establecer su secuencia correcta. Las fuentes de información podrán ser:
RTP, reglamentos, normativa,memorias e incluso entrevistas.
• Identificación de los tipos documentales: Esto supone realizar entrevistas
a los responsables de las unidades de gestión, es decir, a los productores de
la documentación. De éstos se puede obtener información de las series que
generan, los documentos que componen sus expedientes, el volumen y los
plazos que se suelen seguir para su permanencia en el archivo...