Automatizacion De Mesa De Partes
Páginas: 29 (7035 palabras)
Publicado: 30 de agosto de 2011
INTRODUCCIÓN
En la actualidad los clientes de las empresas o instituciones, exigen una atención personalizada que considere rapidez, confiabilidad, seguridad y calidad, otorgándose además de los servicios básicos un valor agregado como una experiencia diferente a otras instituciones, que no sólo motive al cliente con la excelencia en el servicio, sino con el beneficio de lograr lasexpectativas de satisfacción, por una atención oportuna y eficiente.
A partir de este concepto, se pretende ofrecer un servicio personalizado a los usuarios que realizan un trámite administrativo en el Área de Mesa de Partes de la Oficina de Secretaría Académica del Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “Catalina Buendía de Pecho” de Ica, debiéndose para tal efecto mejorar el proceso detrámite documentario que en la actualidad se realiza en forma manual, a través de la automatización que conlleva a dotarlo de equipos sofisticados y un software aplicativo que permitan ejecutar una atención acorde con los avances científicos y tecnológicos, propiciando el logro de objetivos estratégicos propuestos por la entidad.
El presente proyecto de factibilidad se presenta con la finalidad deoptar el Título de Profesional Técnico en la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo, de acuerdo a las normas vigentes y considera aspectos preliminares del proyecto, así como el procedimiento del trámite de documentos que se realiza en esta Área en la actualidad y con apoyo de las tecnologías de la información y la comunicación, determinar la posibilidad de automatizar este proceso, queincidirá en la oportuna atención a los usuarios en el Área de Mesa de Partes de Secretaría Académica de la Institución.
De acuerdo a la normatividad vigente, este proyecto puede ser implementado y ejecutado, por lo que esperamos que logre concretizarse por las estudiantes de las Promociones de la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo de nuestra Institución, a fin de optimizar el servicioque se brinda a la comunidad estudiantil.
LAS GRADUANDAS.
OBJETIVOS DEL PROYECTO PRESENTADO
OBJETIVO GENERAL
Realizar el estudio de factibilidad para la automatización del Sistema de Trámite Documentario del Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “Catalina Buendía de Pecho” de Ica, a cargo de la Oficina de Secretaria Académica, con la finalidad de ofrecer una atenciónpersonalizada y eficiente a los usuarios.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Evaluar el proceso de trámite documentario que se realiza en el Área de Mesa de Partes del Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “Catalina Buendía de Pecho” de Ica.
2. Proponer un software del sistema de trámite documentario que permita ofrecer una atención personalizada y eficiente a los usuarios del Áreade Mesa de Partes del Instituto y determinar los equipos de oficina necesarios para tal fin.
3. Determinar la factibilidad de la automatización del Sistema de Trámite Documentario del Instituto, que incida en la atención oportuna a los usuarios, haciendo uso de las tecnologías de la información y la comunicación.
CAPÍTULO I
ASPECTOS PRELIMINARES
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAEn las organizaciones modernas, el ingreso, creación y envío de documentos es una tarea de ejecución diaria. La administración del flujo de estos documentos y la ubicación de los mismos se ha convertido en una tarea titánica, si no imposible. Esta situación lleva a que se dupliquen esfuerzos y se malgasten recursos generando múltiples veces los mismos documentos o que la imagen de la organizaciónse deteriore al no responder a los requerimientos con diligencia y oportunidad.
En algunas instituciones públicas del Perú, el trámite documentario se realiza en forma manual, es aquí el frecuente problema de eficiencia, los plazos establecidos no se cumplen debido a la falta de una plataforma que automatice los procesos.
12
Estos frecuentes problemas se reflejan cuando:...
En la actualidad los clientes de las empresas o instituciones, exigen una atención personalizada que considere rapidez, confiabilidad, seguridad y calidad, otorgándose además de los servicios básicos un valor agregado como una experiencia diferente a otras instituciones, que no sólo motive al cliente con la excelencia en el servicio, sino con el beneficio de lograr lasexpectativas de satisfacción, por una atención oportuna y eficiente.
A partir de este concepto, se pretende ofrecer un servicio personalizado a los usuarios que realizan un trámite administrativo en el Área de Mesa de Partes de la Oficina de Secretaría Académica del Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “Catalina Buendía de Pecho” de Ica, debiéndose para tal efecto mejorar el proceso detrámite documentario que en la actualidad se realiza en forma manual, a través de la automatización que conlleva a dotarlo de equipos sofisticados y un software aplicativo que permitan ejecutar una atención acorde con los avances científicos y tecnológicos, propiciando el logro de objetivos estratégicos propuestos por la entidad.
El presente proyecto de factibilidad se presenta con la finalidad deoptar el Título de Profesional Técnico en la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo, de acuerdo a las normas vigentes y considera aspectos preliminares del proyecto, así como el procedimiento del trámite de documentos que se realiza en esta Área en la actualidad y con apoyo de las tecnologías de la información y la comunicación, determinar la posibilidad de automatizar este proceso, queincidirá en la oportuna atención a los usuarios en el Área de Mesa de Partes de Secretaría Académica de la Institución.
De acuerdo a la normatividad vigente, este proyecto puede ser implementado y ejecutado, por lo que esperamos que logre concretizarse por las estudiantes de las Promociones de la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo de nuestra Institución, a fin de optimizar el servicioque se brinda a la comunidad estudiantil.
LAS GRADUANDAS.
OBJETIVOS DEL PROYECTO PRESENTADO
OBJETIVO GENERAL
Realizar el estudio de factibilidad para la automatización del Sistema de Trámite Documentario del Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “Catalina Buendía de Pecho” de Ica, a cargo de la Oficina de Secretaria Académica, con la finalidad de ofrecer una atenciónpersonalizada y eficiente a los usuarios.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Evaluar el proceso de trámite documentario que se realiza en el Área de Mesa de Partes del Instituto de Educación Superior Tecnológico Público “Catalina Buendía de Pecho” de Ica.
2. Proponer un software del sistema de trámite documentario que permita ofrecer una atención personalizada y eficiente a los usuarios del Áreade Mesa de Partes del Instituto y determinar los equipos de oficina necesarios para tal fin.
3. Determinar la factibilidad de la automatización del Sistema de Trámite Documentario del Instituto, que incida en la atención oportuna a los usuarios, haciendo uso de las tecnologías de la información y la comunicación.
CAPÍTULO I
ASPECTOS PRELIMINARES
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAEn las organizaciones modernas, el ingreso, creación y envío de documentos es una tarea de ejecución diaria. La administración del flujo de estos documentos y la ubicación de los mismos se ha convertido en una tarea titánica, si no imposible. Esta situación lleva a que se dupliquen esfuerzos y se malgasten recursos generando múltiples veces los mismos documentos o que la imagen de la organizaciónse deteriore al no responder a los requerimientos con diligencia y oportunidad.
En algunas instituciones públicas del Perú, el trámite documentario se realiza en forma manual, es aquí el frecuente problema de eficiencia, los plazos establecidos no se cumplen debido a la falta de una plataforma que automatice los procesos.
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Estos frecuentes problemas se reflejan cuando:...
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