Automatización De Negocio Detallista

nUEVA ECONOMICA- LIC. wALTER GONZALEZ |
PROYECTO FINAL |
COMERCIAL LA VICTORIA |
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Jorge Estuardo Oregel Sandoval |
24/03/2010 |

Este proyecto contiene una propuesta de automatización, donde se incluye un diagnostico de la situación actual y como poder implementarlo con sus costos. |

Descripción de la empresa

Nombre de la empresa: Comercial la Victoria
Tipo de sector:Detallista y bienes raíces
Ubicación: San Marcos

Esta empresa se fundó en 1935 la cual aun está en manos de la segunda generación. Esta empresa inicio como proveedor de productos agrícolas, fue un beneficio de café, además de distribuir productos de consumo a mayoristas.
Durante la década del conflicto armado que se vivió en Guatemala tuvo que dejar de comercializar algunos de losproductos que se tenían, en los cuales están los granos básicos y combustibles; a razón de esos cambios se inicio en la comercialización de productos de tipo misceláneo y vio la oportunidad de iniciar en el negocio de bienes raíces, donde se comenzó con locales comerciales en renta.
En 1967 fue tomado por la generación actual y 43 años después el negocio consiste en la comercialización de más de 1000tipos de productos que van desde pequeñas cosas como una aguja para coser hasta electrodomésticos, además de contar actualmente con 38 locales comerciales y 4 casas rentadas para negocios.
Actualmente se está dando la transición de la tercera generación donde se está evaluando los distintos puntos que se tienen en el negocio, esto incluye procesos actuales en la administración y los sistemasadministrativos.
Para concluir esta descripción puede mencionarse que este negocio de tipo familiar ha crecido a puntos en los cuales ya es necesario incluir sistemas de control tanto para el negocio de detalle como también el control de bienes raíces por lo que se presentan una propuesta de implementación acorde a las necesidades.
Procesos Actuales

Área Detallista

Esta área es la queactualmente presenta mayor desafío en cuanto a control, esto se debe al número de productos que se manejan y ya que en este momento aun utilizan los métodos tradicionales de inventario donde cada tres meses realizar de forma manual un conteo de la mercadería existente y lo comparan con las ventas que se han tenido en ese periodo, esto hace que por lo general sea extremadamente difícil aclarar si se tieneun faltante.

La facturación aun se sigue llevando de forma manual, además este procedimiento involucra una subcontratación de una oficina de contabilidad la cual es la encargada de manejar todos los reportes necesarios administrativos y solicitados por la SAT.

La planilla actual comprende a ocho personas, de las cuales cinco se encargan de atender a los clientes, y las otras tres personasde manejan procesos internos y además de brindar apoyo si en caso no se dan abasto con los clientes. Las otras tres personas se encargan de administrar por tipos de productos a los proveedores con gestiones de pago, colocación de pedidos, coordinación de envíos y por ultimo de buscar novedades que ofrezca el mercado, para lo cual una vez al mes viajan a diferentes puntos donde están distintasimportadoras de productos para ampliar la gama de proveedores y productos de temporada.

Área de Bienes Raíces

En la administración actual se encuentran dos personas que se encargan de manejar los distintos procesos que esto conlleva. No resulta tan complicado como el detallista pero si es necesario presentar una nueva propuesta de automatización de actividades, principalmente por inconvenientesque se presentaron recientemente con deudas de los insumos básicos de los locales, donde los condóminos no efectuaron los pagos de energía eléctrica y se acumulo una deuda considerable por no tener este control de parte de la administración.
En la actualidad es casi un proceso artesanal donde se expenden recibos al momento de pagar, se reciben los recibos de cobro y se distribuyen a cada local...