Base de datos

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades ypueda modificarse fácilmente.
En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.
En este artículo
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• Algunos términossobre bases de datos que debe conocer
• ¿Qué es un buen diseño de base de datos?
• El proceso de diseño
• Determinar la finalidad de la base de datos
• Buscar y organizar la información necesaria
• Dividir la información en tablas
• Convertir los elementos de información en columnas
• Especificar claves principales
• Crear relaciones entre las tablas
• Ajustar el diseño
• Aplicar las reglasde normalización
• Para obtener más información
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Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga unatabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Uncampo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.
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¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos seguía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes querecogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
• Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
• Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de lastablas cuando así se precise.
• Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
• Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
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El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
• Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
• Buscar yorganizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.
• Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
• Convertir los elementos de información en...