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TALLER DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL


1. ¿Qué entiende por organización documental?
La ordenación documental es una operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias cronológicas y alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación de los archivos
2. Como relaciona o entiende la expresión “es necesario organizarla casa” y “es necesario organizar un archivo”
Estas dos frases solo concuerdan en organizar, organizar una habitación es sencillo y solo requiere de un método, pero a la hora de organizar archivo se tiene que implementar muchas métodos para organizar, comparar, mirar el título y todas las partes del archivo para poder clasificar y organizarlo.
3. ¿Hasta dónde llega la clasificación?
Laclasificación es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento según su esquema, plano marco pre-establecido. Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido
4. Nombre las agrupaciones documentales de acuerdo a la estructura orgánica yfunciones.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
-Entidad
-Dependencias de mayor jerarquía
-Grupos de trabajo
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por la institución a lo largo de su gestión
------ PROSEDENCIA
CLASIFICAR--------IDENTIFICAR ESTRUCTURA
FUNCIONES
Los documentos se producen en lasdiferentes dependencias de cada entidad y deben ser agrupados de tal manera que reflejen el entramado de la organización.
5. La calificación determina o no como debe arreglarse (archivar) los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales.
La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce a lo produjo, una vezidentificadas las categorías, administrativas (dependencias) y archivísticas (series, sud series, unidades y tipos documentales en las cuales se refleja la institución productora de los documentos.
6. ¿A qué proceso se relaciona el principio de procedencia y que se identifica con este?
La procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que son:
- Institucionales(fondos documentales) que están referidos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad.
- Administrativos (secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.
7. De acuerdo a su criterio defina ordenacióndocumental.
La ordenación documental, es el proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
8. Nombre 2 características que se facilita con la ordenación documental.
Facilita la localización de la información teniendo en cuenta cada uno de los procesos de organización para mejorar la clasificación, conservación y manejo delos documentos de una entidad.
Facilita también la disponibilidad, accesibilidad y organización estructural de los documentos asociados al accionar de la entidad en cuestión.
9. En que consiste el principio de orden documental.
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de lostrámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
10. Que permiten establecer las reglas y mecanismos para normalizar los tramites que garanticen el control de la administración.
Los Manuales de Procedimientos permiten establecer reglas y mecanismos para normalizar los trámites que garanticen el control de la administración. En el proceso de...