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INFORME
levantamiento de información base conceptual y legal para la normalización de tipologías documentales de la administración pública nacional

Historial de Revisiones

Versión | Fecha | Autor | Descripción |
1.0 | 04/06/11 | Maribel De Sousa | Desarrollo de introducción, marco teórico – legal, criterios de normalización de tipologías documentales|

MARCO CONCEPTUAL

Documento
Un documento es la "información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales". (ISO 15489-1, 2001) Este amplio concepto de la ISO cubre todos los diferentes tipos dedocumentos producidos en un sistema informático. Pudiendo adoptar diferentes formas y representaciones, además de clasificarlos de acuerdo a dos criterios: por su función o formato.

El Comité del Consejo Internacional de Archivos, CIA por su parte denomina un documento como un “fragmento particular de información registrada generada, acumulada o recibida en elinicio, desarrollo o finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para construir una prueba o evidencia de esta actividad”.

En otras palabras, se podría definir un documento en su forma más simple, como aquel que representa información en cualquier tipo de soporte (piedra,tablilla de arcilla, papiro, pergamino, papel, digital y electrónico) producido a causa del cumpliendo de las funciones de una institución o a causa de un trámite o hecho ejecutado por una persona natural o jurídica.

Documento electrónico
Para José Ramón Cruz Mundet, en su articulo la gestión de los documentos electrónicos como función archivísticaindica que “Tendría poco sentido definir el documento electrónico, desde un punto de vista archivístico, de una forma distinta a como lo hacemos sin adjetivar, pues se define con independencia del formato. Cuando se ha hecho, como lo hace por ejemplo la Guía europea de la información numérica [INSAR, 1998, 11-16 y 49-50], vemos que es coincidente en esencia con la de documento a secas. Así en esteejemplo, se trataría del conjunto consistente de datos registrados en un soporte, o bien, fragmento de información registrada generada, reunida o recibida desde el comienzo, durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba de esta actividad. En el glosario delProyecto Interpares, se define simplemente como «documento creado de forma electrónica».”

Por su parte Díaz (2007), considera el documento electrónico como todo aquel que sea accesible a través de un canal de comunicación tan importante como lo puede ser Internet, del mismo modo que cualquier documento que haya sido digitalizado, y que necesite de unamáquina para proceder a su lectura. (p.135).

Por su parte, en el Vocabulario de Documentos Electrónicos publicado por la Mesa de Trabajo de Archivos de Administración Local se define el documento electrónico como “Toda representación de un hecho, imagen o ideal que sea creada, enviada, comunicada o recibida (por una persona o institución) por medios electrónicos y almacenadade un modo idóneo para permitir su uso posterior.”

De acuerdo con Arévalo (1998), el documento electrónico es aquel “documento legible a máquina, información de carácter documental que se elabora, almacena, maneja, reproduce, o presenta mediante la utilización de computadoras o cualquier otro dispositivo electrónico de procesamiento de datos”. (p....
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