Bases De Datos

UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS Y PECUARIAS
CENTRO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

Guía para trabajar bases de datos con Excel
Crear una base de datos Una Base de Datos en Excel, denominada lista, es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en los cuales la primera fila contiene los títulos de las columnas (nombres de los campos), y las demás filascontienen los datos almacenados. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una base con 255 campos y 65535 registros. Estas bases son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy fácil y cómoda. Entre las operaciones que se pueden realizar con una base está: -Ordenar - Filtrar - Utilizar fórmulas con algún tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos Excel 2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista como tal, lo que permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista delimitados por un borde, el menú Datos tiene un submenú para listas y tenemos una barra de herramientas Lista con las operaciones máscomunes. Para crear una base o lista hay que seleccionar el rango de celdas que se quiere incluir en la lista (importante que se incluya en este rango la cabecera de la base) posteriormente: Seleccionar del menú Datos \ Lista \ Crear lista. Aparece el cuadro de diálogo Crear lista. Si no se han seleccionado previamente las celdas, se puede hacer ahora. Y después hacer clic en Aceptar. Se cierra elcuadro de diálogo y automáticamente se abre la barra de herramientas Lista con las funciones más comunes de las listas, y aparecen las celdas de la base marcadas, como este ejemplo: El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista. Se observa la primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), que aparecen como listas desplegables (Autofiltro), una fila con unasterisco (también denominada fila de inserción) que sirve para añadir más registros. La última fila Total visualiza los resúmenes
Santa Rosa 11.735 La Pintana Fono: 9785624 – 9785631 – 9785546 Fax: 9785659 email vrojas@uchile.cl webfavet@uchile.cl http://www.veterinaria.uchile.cl

UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS Y PECUARIAS
CENTRO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIONde las columnas. Esta fila se puede visualizar o esconder. Al hacer clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva (seguirá rodeada por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro). Si se desea ocultar el borde fino desde la opción Datos \ Lista \ Ocultar. Modificación de la base de Datos Para modificar o introducirnuevos datos en la lista se puede escribir directamente los nuevos valores sobre la lista, o bien utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción funciona muy bien cuando la lista es muy grande. Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro). Para abrir el formulario de datos, hay que posesionarse enla base (activarla) y seleccionar del menú Datos, la opción Formulario... y aparece un formulario con los campos de la primera fila y unos cuadros de texto al lado para completar la información, además de una lista de botones en la parte derecha del formulario.

Los botones son: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Restaurar: Deshacelos cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario. Para cambiar los datos de un registro, hay que posicionarse sobre el registro, luego rectificar los datos (para desplazarse por los campos se pueden utilizar las teclas de tabulación), si...