Bitacora

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA


Especificaciones Generales



Objetivo


Proveer de una herramienta informática eficiente que apoye durante el desarrollo de las Obras Públicas en su supervisión, vigilancia, control y revisión, permitiendo a las personas autorizadas, llevar a cabo en ella registros y consultas de manera transparente, fácil, moderna, completa, veraz, ordenada einmediata.


Alcances


El desarrollo de la bitácora electrónica de obra se adecuará a los requisitos de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y su Reglamento, a fin de sustituir a la bitácora de obra física tradicional en las obras que se realicen en Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios.

Para su desarrollo se deberá de realizar el diseño del sistema,desarrollo del prototipo, pruebas del prototipo, construcción, pruebas e implantación y documentación del sistema, incluyendo el desarrollo e implementación de la firma electrónica en el sistema, obteniendo un sistema único para todo Petróleos Mexicanos.




Portada


Cada bitácora electrónica deberá de tener una portada donde aparecerá el nombre de la empresa “Petróleos Mexicanos”, el delOrganismo Subsidiario, y el del área responsable de la ejecución de los trabajos, número de contrato, descripción de la obra, nombre de la contratista y la identificación “Bitácora de Obra”.


Notas


Para las notas se propone cumplan con las siguientes características:

El encabezado de cada hoja deberá de contener el número de contrato y número de folio.

Cada nota contendrá número,descripción del asunto y si es el caso, la referencia a otra(s) nota(s).

Las notas podrán guardarse en forma preliminar, y será hasta que se firmen electrónicamente cuando se agregue a la bitácora, asignándole el número de nota y fecha que será dado automáticamente.
No se podrá modificar una nota una vez firmada por una de las partes.

Clasificar las notas en base a un catalogo (fase, tema,procedimiento, si requiere respuesta, etc.), a fin de facilitar el seguimiento y consulta.

Que el usuario pueda adicionar más datos al catalogo de clasificación de notas.

Relacionar o hacer referencia a notas anteriores.

Revisión de ortografía y de gramática.

Adjuntar archivos de cualquier tipo: Power Point, Word, Acrobat, JPG, etc.., en caso de que se requiera apoyar a la nota conmayor información.

Envío de avisos por correo, en los siguientes casos:

✓ De las notas del día, con la opción de que sea al final de la jornada, en determinado tiempo o fecha.
✓ Cuando este por vencer el plazo para firmar una nota de la otra parte.

Incluir notas guías (formatos) consideradas en la normatividad como anotaciones obligatorias en bitácora así como incluirnotas guías con base en la experiencia, con la finalidad de que apoyen a la supervisión en el llenado de las mismas, y evitar alguna omisión de datos.

Las notas guías deberán de cumplir con las características anteriores además de lo siguiente:

Incluir Tips que ayuden al supervisor y al superintendente en recordar que tiempos o algún requisito debe de cumplir.


Cuando sea elcaso, ligar a los procedimientos administrativos para la obra pública y/o a la normatividad.


Sección para hacer anotaciones libres.

Control de notas

Avisos cuando vaya a vencer el plazo para autorizar la nota, con base al plazo establecido en la validación del instrumento.

Relación de las notas pendientes de cerrarse (requieren respuesta)

Incluir una sección de recordatorios,donde cualquiera de las partes puedan dejar recordatorios de.algún pendiente para determinada fecha.

Reportes


Los reportes se visualizarán en pantalla con opción de imprimirse, se proponen los siguientes:

Bitácora completa
Notas:
Por rango de fechas.
Por tipo de clasificación.
Abiertas (sin concluirse)
Vencidas y por vencerse...