Cómo hacer una presentación eficaz y eficiente

Cómo preparar y hacer una Presentación Eficiente y Eficaz

“De mis cuadernos de notas a lo largo de más de 200 presentaciones, desde 10 minutos a varias horas; en castellano, inglés, portugués y hasta en medio-francés; internas a mi jefe directo, al CEO y al Board of Directors de Texas Instruments, Inc. en Dallas; clases, conferencias y talleres ante participantes; exámenes y trabajos prácticosante profesores; externas: a clientes, gobierno, prensa, público, en entrevistas y paneles presenciales o por radio o TV; en una decena de países; ayudados por comentarios y críticas de jefes, profesores, colegas, clientes, etc.”.
Esta nota escrita pretende ser una ayuda práctica para aquellas personas que tiene que preparar y dar presentaciones, sea en el ámbito público, empresario o académico.Si bien está redactado “en masculino”, tiene exactamente la misma validez para su uso por personas el sexo femenino y no implica considerar ninguna diferencia.

La función del “Showmaster”

Debido a que toda presentación es un proceso de comunicación y negociación estructurada, el presentador debe conocer y manejar las técnicas de comunicación interpersonal y de negociación. Aunque a algunaspersonas pueda no gustarle esta definición, absolutamente toda presentación es un show, y la persona responsable por el show es el “showmaster”, aunque solamente sea el actor, productor y director de sí mismo. El rol de esta persona es planear, coordinar y manejar los modos y tiempos de la reunión. Su rol es una mezcla de “director técnico” y “director de orquesta”.
Es importante que se cumplanlos tiempos asignados. Las presentaciones excesivamente largas producen hastío, molestia, desconcentración y una actitud negativa de los presentes hacia el equipo presentador; y es el “showmaster” quien debe asegurarse que los tiempos asignados sean cumplidos.

Los Objetivos Propios y de la Audiencia

Comience la tarea de preparación identificando, entendiendo, definiendo y haciendo una listaacerca de:
1. Quiénes son los participantes clave (seguramente, si no se los conoce personalmente, hay información en la web)
2. Cuál es la filosofía general de los participantes, sus gustos y disgustos profesionales y personales, sus principales intereses.
3. Los objetivos específicos imaginados de la audiencia
4. Nuestros objetivos para esta presentación.
Del análisis de la lista mencionadamás arriba se pueden encontrar potenciales puntos de conflicto en las diferencias entre los objetivos e intereses del presentador (o de su equipo) y los de la audiencia.
Es posible clasificar los puntos que representan dificultades en:
1. Los de la audiencia que tengo que aceptar sin discusión
2. Los del presentador que espera que la audiencia acepte sin discusión
3. Los de la audiencia quepuede negociar a cambio de obtener algunos de los suyos
4. Los de la audiencia a los que se va a oponer fuertemente, y sabe por qué y tiene una estrategia para convencerlos.
5. Los suyos propios que plantea para tener algo para ceder sin perder, obteniendo algo a cambio a su favor.

Preparación de la presentación

Lo primero y esencial es la definición del objetivo de la presentación.Solamente tiene sentido hacer una presentación si el equipo (o la persona) que presenta sabe clara y específicamente qué quiere lograr. Si no lo tuviese claro estará perdiendo su tiempo y haciéndoselo perder tiempo a los demás.
Si es una presentación académica ¿deseo impactar a la audiencia con nuevos conocimientos?, o ¿quiero que me aprueben un trabajo práctico, parcial o examen?
Si es algún tipo deexamen ¿cuál es mi objetivo para este examen en particular?
Una vez definido el objetivo de la presentación tendrá que saber de cuánto tiempo dispone. No es lo mismo 20 minutos que 90.
Debe estimar, o conocer de cualquier tipo de presentación anterior que haya hecho, el tiempo promedio habitual de sus presentaciones por transparencia presentada. Si no lo conoce, puede preparar unas pocas...