Cap Tulo IV

Capítulo IV
Diagnóstico Situacional

Venezuela es uno de los países subdesarrollados del mundo donde el paso de la tecnología ha cambiado su ámbito económico y social. En este sentido losorganismos públicos y privados se han visto en la necesidad de actualizar sus procesos y técnicas de manera significativa. Sin embargo aún hay organismos que no han automatizado sus sistemas manuales, tales el caso del departamento de Protocolo en la Alcaldía Bolivariana del Municipio Papelón Estado Portuguesa.
La Alcaldía Bolivariana del Municipio Papelón es una institución pública, y eldepartamento de Protocolo a quien se le aplica el estudio realiza una gran labor dentro de la institución, entre otras funciones el departamento se encarga de dirigir, planificar y coordinar el desarrollo deactividades protocolares con el objetivo de ser un modelo de institución para la comunidad, dentro de las acciones también están la coordinación y elaboración del plan operativo anual de la direccióny dar apoyo logístico a otras instituciones . El proceso de registro de eventos, fechas, participantes y recursos se realiza de forma manual, sin embargo no se efectúa de manera adecuada esto semanifiesta a través de la mala planificación de eventos, pérdida de recursos como toldos, sillas, cornetas y otros, por no saber qué departamento o institución las solicitó, que cantidad de recursossalieron del departamento y que cantidad de los mismos fueron devueltos, además el gran volumen de información en la oficina causa desorden pues en ocasiones a la hora de llevarse a cabo más de un eventoal mismo tiempo ha existido confusión en cuanto a la participación del personal, es decir, no se sabe en qué evento por prioridad debe estar el alcalde y a cual deberían enviar representantes de lainstitución, la pérdida de información es otro problema ya que crea exceso de trabajo y confusión en lo referente a las fechas de eventos y participantes, como consecuencias se generan informes...