carta

1. ETIMOLOGÍA: Deriva del latín officium (función, cargo, magistratura)

2. CONCEPTO: Es un documento de carácter oficial utilizado por funcionarios que desempeñan cargos directivos, directores, sub directores, Jefe  de Departamento de Sección, en los organismos del estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula al organismo administrativo de la más alta jerarquía.

3.FUNCIÓN: Comunica disposiciones u órdenes, hace consultas, da respuestas, remite documentos e informa.
Asimismo, sirve para realizar gestiones como las de invitación, felicitación, colaboración, transcripción, agradecimiento, etc.
Todas las funciones mencionadas se adscriben dentro de una finalidad cultural, deportiva, artística, profesional, política y social.

4. USOS: Es imprescindible su uso para lascomunicaciones entre entidades públicas, particulares y sociales: ministerios, cooperativas, mutuales, clubes, colegios, sindicatos, municipios, embajadas, etc

ÁREA DE CIRCULACIÓN.
El oficio circular en dos niveles:

a. A nivel externo: Es decir fuera de la entidad o repartición relacionada a los máximos representantes de las instituciones y a los que ocupan cargos directivos intermedios.
b.A nivel interno: Dentro de la institución enlaza a los que ocupan cargos directivos.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS:

Los oficios de circulación externa son firmados únicamente para el máximo representante legal de la institución o por quien hace sus veces.
si existiera la necesidad de remitir un documento tratando asuntos específicos de trabajo, podrán los jefees de departamento hacerloredactar a nombre suyo y firmados haciéndolos visar por la autoridad máxima.
Los oficios de circulación interna son elaborados en la sección o departamento correspondiente y firmado por su jefe.
Los servidores que no desempeñan cargos directivos no estarán facultados a firmar oficios porque no representan legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.

PARTES DE UN OFICIO:
A. Encabezamiento.Año calendario
Membrete
Lugar y fecha
Código o número correlativo 
Destinatario
Asunto
Referencia
B.Texto o cuerpo
C. Parte firma
Ante firma
Frima
Post firma
Sellos redondo
Con copia
Iniciales
Encabezamiento:
1. Año calendario. Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y entre comillas. Ejemplo: "Año....................."
2. Membrete. Se escribe es los lados izquierdosdel papel con letras mayúsculas señalando el nombre de la institución, su dirección, teléfono, etc.
SUB PREFECTURA DE ANCASH
PLAZA DE ARMAS NQ 
HUARAZ

3. LUGAR Y FECHA. Se escribe a partir de la mitad del papel señalando la ciudad y la fecha.
Huaraz, 31 de octubre de .............
Huaraz, abril de ............
Abril 31 de ...........
Fecha 22 - octubre

4. Número o código. Se escribecon letras mayúsculas la palabra oficio seguida de número correlativo, -el año/y las iniciales de la institución y se subraya todo.
OFICIO Nº  262-.../INC
OFICIIO N     005-.../DEMUNA PN

5. Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien va dirigido el oficio.
Señor:
Alfredo Vera Arana
Alcalde de Independecia
Huaraz

6. Asunto. Se ubica al lado derecho del papely contiene un resumen de la que se va a tratar en el documento.
ASUNTO: Pago de remunderación.

7. Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente. También sirve para mencionar un decreto, resolución, directiva, convenio, etc., en que se va a basar el mensaje a transmitir.
REFERENCIA: Carta del 03/04/....8.Texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación en forma clara, precisa y breve.
Existen algunas formulas para iniciar el texto:
1. Tengo a bien comunicarle....................
2. Es grato comunicarme a usted............
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía).
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía).
9....