cartas de alcade

ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓ~

COLOMBIA

311/12
Bogotá D.C.

Señores
ALCALDES
Municipios Colombianos
Asunto: Importancia de los Archivos en los entes territoriales.
Respetados alcaldes:
Reciban un saludo de bienvenida del Archivo General de [a Nación a esta importante reunión de las
nuevas autoridades municipales, deseándoles éxitos en su administración y en el [ogro de susproyectos y metas de gobierno.

El Archivo General de la Nación quiere aprovechar su presencia para invitar[os a reconocer en los
archivos públicos de sus municipios un importante instrumento para
transparencia y la lucha contra la corrupción; los archivos municipales
actuaciones de la administración local y se constituyen no solo en un
sino en la memoria viva del municipio, eje fundamental de laestructura

la administración municipal, la
conservan los registros de las
apoyo a la toma de decisiones
del Estado.

En esta nueva administración se encuentra la oportunidad para transformar [os archivos municipales
en verdaderos centros para la administración, dejando atrás la imagen de éstos como depósitos
desordenados de documentos o como una carga onerosa para la administraciónmunicipal. Confiamos
en que al comprender los archivos como un bien público, que le pertenece a la sociedad, sus
gobiernos no ahorrarán esfuerzos para darles el lugar que merecen tener. Los gobiernos que cuidan
los archivos están al tanto de que su pérdida es un daño inmenso tanto para las entidades como para
e[ buen desarrollo de las gestiones y funciones correspondientes.
En primer lugar,queremos pedirle que los documentos que les fueron entregados durante el proceso
de empalme, sean protegidos de manera rigurosa y sometidos a procesos de organización técnica,
dejando su administración en manos de especialistas, con formación en archivística o con experiencia
en este campo. Si los archivos son asignados a personas calificadas se protegerán los intereses del
Estado y los derechos delos ciudadanos.
El segundo lugar los invitamos para que durante su administración se cumpla de manera integral
normativa colombiana sobre archivos, para [o cual nos permitimos hacer un resumen de las principales
normas que en esta materia deben cumplir las entidades del Estado, en todos sus niveles:

ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO Al
Cra. 6 Nº 6-91 Tel: 3282888
NIT 800128835-6

AtenciónFax: 337 20 19,

MINISTERIO DE CULTURA

E-Mail: contacto(a1archivogeneral.¡;;:ov,co.

Página Web: www,archivogeneral.gov,co.

de Quejas Reclamos y Sugerencias, Línea gratuita fuera de Bogotá 01800091173,

23 V: 5

GD-302·FR-003

3372035

Bogotá, Colombia.

Fecha: 2011-02-

ARCHIVO
GENERAL
DE LA NACIÓ:-;

COLOMBIA

1. Normas
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La Ley 80 de 1989 "por lacual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones" determina funciones que pueden sintetizarse en: planear y coordinar la función
archivística en toda la Nación; salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al
servicio de la comunidad; fijar políticas y expedir regiamentos necesarios; seleccionar,
organizar conservar y divulgar el acervo documental queintegre el Archivo de la Nación así
como el que se le confíe en custodia (artículo 2).
La Ley 594 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones" establece como su ámbito de aplicación "la administración pública en sus
diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás
organismos regulados por la presente Ley"(artículo 2).
En el artículo 4 de la Ley 594 se expresan, entre otros, los siguientes principios generales:
"a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la
Historia.
Por lo mismo, los...