CasoFerreteria ReingenieriaSI

Introducción a la Dirección de Proyectos

Ferreterías y Pinturerías “TODO”
Antecedentes del Proyecto de Reingeniería
Situación actual
La cadena de ferreterías y pinturería “TODO” cuenta con 3 locales en
Montevideo (Carrasco, Pocitos y Malvín, donde está su sede central) y 3 en
Maldonado (Maldonado, San Carlos y Punta del Este).
Actualmente cada local de la cadena se rige por los procedimientosque
determina el responsable de cada local salvo para la codificación de productos,
la respectiva lista de precios y los registros contables que son definidos
centralmente.
En cada local hay una copia de un mismo sistema informático que permite al
vendedor consultar precios, registrar las compras y emitir la factura, y al cajero
llevar un control de la caja. Este sistema fue desarrollado en el año1990 y
trabaja sobre una plataforma informática obsoleta.
En la sede central existen sistemas informáticos que unifican las contabilidades
de cada local, calculan y emiten los sueldos de todos los empleados y brindan
facilidades para generar la lista de precios y unificar –a demanda de la gerencia–
los stocks de los distintos locales.
El Socio mayoritario y el Gerente General está finalizando lasformalidades
relacionadas a la compra de una cadena de ferreterías competidora “BBB” que
tiene 4 locales en Montevideo, en zonas comercialmente muy interesantes
(Centro, 8 de Octubre, Prado y Maroñas). Los estudios efectuados indican que si
se trabajan bien, estos locales podrán triplicar la facturación actual.
En base a los resultados de los locales en Maldonado, la directiva planea
agregar parala próxima temporada turística 2 nuevos locales en el
departamento de Maldonado: uno en José Ignacio y otro en Pirlápolis.
Teniendo en cuenta que la duplicación del volumen de locales y el incremento
esperado en la facturación actual de la cadena (del orden del 150%), el socio
mayoritario de la cadena ha planteado al resto de la directiva la necesidad de
mejorar los procesos para mantener elnegocio bajo control y aumentar su
rendimiento. Los puntos destacados por el socio fueron:
♦ “Debemos mejorar la gestión del stock minimizando la necesidad de
existencias mediante el uso de la información en tiempo real sobre la
situación y necesidades de todos los locales. Salimos a comprar
productos para un local que otros de la cadena tienen en exceso. Como

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Introduccióna la Dirección de Proyectos

consecuencia tenemos invertidos en productos inmovilizados montos
importantes”
♦ “No estamos comprando de la mejor manera; las urgencias de un local
nos obligan a pagar un precio que sería menor si compráramos mayores
cantidades en base a la previsión sobre las necesidades globales,
basadas en el conocimiento de nuestras ventas anteriores y de los
requerimientosestacionales”
♦ “No estamos explotando la información sobre nuestros principales
compradores. Podríamos ofrecerles condiciones especiales para los
productos vinculados a su actividad que no están comprando en nuestra
cadena.”
♦ “Es necesario planificar y controlar nuestros móviles. Además de ser
esenciales para una gestión de stock mínimo, los costos vinculados a la
gestión de los envíos entre localesy a los clientes son altos y van a
crecer significativamente.”
♦ “El departamento de personal nos indica que es muy difícil administrar la
rotación de personal entre los distintos locales porque cada uno de ellos
tiene procedimientos de trabajo distintos. Cuando se manda una persona
a hacer una suplencia es poco efectiva porque tarda en aprender las
particularidades del nuevo lugar. Además sueficiencia está demasiado
vinculada a las características organizativas del responsable del local.
Necesitamos responsables con muy buena capacidad comercial,
proactivos y con excelente gestión de recursos pero no sería necesario
que se destaquen por su capacidad organizadora si tuviéramos
procedimientos preestablecidos y probados.”
♦ “La integración del personal de BBB a nuestra firma nos traerá...