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La empresa de electrodomésticos ETC. S.L está organizada en cuatro departamentos: Recursos Humanos, Financiero-contable, Administración y Comercial (compras y ventas). Cada departamento tiene su propio archivo que contiene los documentos relacionados con las tareas que efectúan, y además, está el archivo con la documentación general que afecta a varios o a todos los departamentos.
¿Quédocumentos crees que se generan en esta empresa?
Plantilla de pagos
Solicitud de permisos y vacaciones
Oficios contratos de trabajo
Papeleta de autorización de salida
Parte diario de asistencia
Historia de ingresos y ingresos del personal y costos de los cargos
Manuales de procedimientos administrativos para el personal de ventas.

Libro de cuentas
Libros ordinarios
Borradores
Libro diarios
LibrosMayores
Cuadernos de memoria de gastos
Hojas de cajas
Libros de facturas recibidas y emitidas
Balances

Cartas
Memorándum
Saluda
Avisos

Hojas de pedidos
Albaranes
Facturas
Razona las funciones del archivo en esta empresa.
Deben archivarse los documentos para cumplir con la normativa vigente. A parte para proporcionar datos necesarios para gestión empresarial y el buen funcionamiento de laempresa.
Si tenemos en cuenta la titularidad del archivo ¿Qué clase de archivo tiene la empresa ETC.S.L?
Archivo privado de la empresa
Explica cómo estará organizado el archivo según su ubicación, es decir donde se guardan y localizan los documentos.
Archivo centralizado: Todos los documentos se guardan en un solo lugar y los solicitan cuan do los necesites.
Archivo descentralizado: Cada departamento osección de la empresa guarda sus documentos hasta que pasan a un archivo definitivo por su nula utilización.
Indica las claves a tener en cuenta, en la organización del archivo en esta empresa, para su buen funcionamiento.
Precisar métodos correctos para que la clasificación sea sencilla, fácil de manejar y de comprender para las personas que lo utilizan.
Determinar criterios de selección de losdocumentos que se deben archivar.
Establecer unas normas internas de consulta.
Disponer de sistema de seguridad adecuados.
Realizar la gestión documental de forma que sea económicamente rentable.
¿Qué pasos hay que dar para archivar una factura de un cliente?
Comprobar la factura coincida con el pedido, verificar que este todo bien, se guarda en el archivo por orden correlativo del 1 al 99999999para cada año en el archivador de facturas de clientes.
¿Qué medidas de seguridad crees que se utilizan para los archivos convencionales?

ACTIVIDAD 2: Laura trabaja en el Departamento de Ventas de ETC. S.L. El día 31/12 le encargan que archive los expedientes siguientes:
Clientes de Aragón.
ALFABETICA
CÓDIGO
NOMBRE
POBLACIÓN
540001
Supermercado Electro S.L.
Albarracín (Teruel)
540003
Hijos deFernando Alba
Barbastro (Huesca)
540007
Navasola
Belchite (Zaragoza)
540009
Hogar2000
Monzón (Huesca)
540011
Electrodomésticos Navarro S.L.
Calatayud (Zaragoza)
540013
Iván Santos Carrillo
Alquezar (Huesca)
540015
Jorge Santos Sierra
Belchite (Zaragoza)






GEOGRAFICO

CODIGO
NOMBRE
POBLACION



540013
Iván Santos Carrillo
Alquezar (Huesca)
540003
Hijos de Fernando Alba
Barbastro (Huesca)
540009Hogar2000.
Monzón (Huesca)
540001
Supermercado Electro S.L.
Albarracín (Teruel)
540007
Navasola
Belchite (Zaragoza)
540015
Jorge Santos Sierra
Belchite (Zaragoza)
540011
Electrodomésticos Navarro S.L.
Calatayud (Zaragoza)




PRODUCTOS

REFERENCIA
DESCRIPCIÓN
PRECIO

2505
Frigorífico de 3 puertas.
950

2508
Frigorífico de 2 puertas.
750

2515
Microondas de 800 vatios.
250

2516
Lavadora de altacapacidad.
580











FACTURAS
Nº FRA.
CÓD. CLIENTE
REFERENCIA
UNIDADES
FECHA
1020/XX
54009
2516
55
01/05/XX


2508
100
01/05/XX
1021/XX
54003
2516
30
18/05/XX
1022/XX
54011
2515
80
20/05/XX
1023/XX
54013
2515
50
30/05/XX


























a. Clasifica los clientes siguiendo el sistema alfabético y geográfico.
b. Indica en qué archivo debe estar la documentación según su grado de...