CHARLA ARCHIVO EFIM

Ley 594/2000 - t.r.d. y
formatos

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
ARMADA NACIONAL
MA1MPE MARROQUIN CASTILLA JOHN JAIRO

OBJETIVO PRINCIPAL
Recuperar, organizar, administrar y
conservar los archivos históricos de la
Armada Nacional de acuerdo con la
legislación y normatividad vigente
dando cumplimiento a los planes y
políticas del A.G.N (Archivo General
de la Nación).

MARCO LEGAL
LEY

594 DE2000

ACUERDO

13 DE 2004

ACUERDO

039 DE 2002

REGLAMENTO

MDN

DE ARCHIVO

www.archivogeneral.gov.co

POR LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.

A PARTIR DE ÉSTA LEY
no se archiva la documentación por clasificación decimal, sino
por tema o por asunto (serie – subseries) T.R.D
Resolución No. 1817 de DIC/2001 – Nombrando Comité Técnico Archivo en MDNDecreto

No. 1382 de 1995 “Obligatoriedad presentación TRD

Acuerdo

No. 013/2004 del AGN “TRD COAR”

Resolución No. 0437/2004 MDN “Por la cual se adoptan las Tablas de Retención
Documental
para el MDN.

Cuando
Cuando la
la documentación
documentación es
es recibida
recibida en
en las
las
dependencias,
dependencias, la
la persona
persona debe
debe firmar
firmar yy recibir
recibir en
en
las
lasplanillas
planillas correspondientes.
correspondientes.
Todo
Todo tipo
tipo de
de orden
orden uu observación
observación debe
debe ser
ser escrita
escrita
en
en el
el formato
formato anexo
anexo registrando
registrando fecha
fecha yy hora
hora en
en
la
la que
que se
se emite
emite la
la orden,
orden, de
de tal
tal forma
forma que
que se
se
conserve
conserve la
la originalidad
originalidad en
en el
eldocumento
documento recibido.
recibido.
Nadie
Nadie por
por ningún
ningún motivo
motivo debe
debe perforar,
perforar, subrayar,
subrayar, resaltar
resaltar oo
escribir
escribir sobre
sobre los
los documentos,
documentos, ya
ya que
que esto
esto le
le quita
quita la
la
veracidad
veracidad oo claridad
claridad yy se
se pierde
pierde su
su originalidad,
originalidad, salvo
salvo
cuando
cuandoesteesteya
yahas
hasido
idotramitado
tramitadoyycumple
cumplecon
conel
elciclo
ciclode
dela
la
correspondencia.
correspondencia.
Art. 16 de la Ley 594/2000

Grupo de Archivo General MDN
“Guía de Aplicación de la TRD”

TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
ARCHIVO
GESTION
(oficina
generadora)

ARCHIVO
CENTRAL
(reposan doc.
Después de 1°
transfencia)

ARCHIVO
HISTORICO
CAN--agn
(transferencia 2°)

FUERZASMILITARES DE
COLOMBIA
ARMADA NACIONAL

FUERZAS
MILITARES DE
COLOMBIA
ARMADA NACIONAL

UNIDAD O DEPENDENCIA

BASE DE
ENTRENAMIENTO DE IM

SECCION
CONTENIDO
CODIGO Y SERIE
(CON MAYUSCULA)
CODIGO Y SUBSERIE
(Primera con Mayúscula)

PERSONAL
+
CONTENIDO

38. ORDENES
38.2 Orden Semanal
38.15 Orden del Día

CARPETA No.
CARPETA No.

?

1

APLICACIÓN DE T. R. D.
¿Qué son las Tablas de RetenciónDocumental?
Son un listado de Series y/o subseries con
sus
correspondientes tipos documentales a los
cuales
se

les asigna un
(permanencia)

en

cada etapa
documentos.

del

tiempo
ciclo

de
vital

retención
de

los

•Corresponde al registro individual de los
documentos de acuerdo a su clasificación por
series y subseries de acuerdo con el asunto.
•Facilitan
el
manejo
de
la
información,
garantizando unservicio eficaz y eficiente.
•Tienen carácter permanente y regulan las
transferencias de los documentos en las diferentes
fases del archivo.

GUIA APLICATIVA DE TABLAS
DE RETENCION
DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE T. R. D.
¿Qué cambio?

APLICACIÓN DE T. R. D.
¿Qué paso con las series de la anterior
TRD ?
Se inactivan, respetando el orden consecutivo de
las series y subseries; Ejemplo:
SERIE DERECHOS DEPETICIÓN
22
PASA A SER SUBSERIE DE LA
SERIE ACCIONES CONSTITUCIONALES 1
SUBSERIE Derechos de Petición 1.10

MODELO FORMATO TABLA
DE RETENCION DOCUMENTAL AÑO 2007- 2011

AÑO 2012 EN
ADELANTE

TABLA DE
RETENCIÓN
DOCUMENTAL T.R.D.

FORMATO OFICIO
ENCABEZADO
ENCABEZADO

CUERPO
CUERPO

FINAL
FINAL

FORMATO SEÑAL
2.3 cm

ENCABEZADO
ENCABEZADO

TEXTO
TEXTO

2 cm
2 cm

FINAL
FINAL

1.8 cm

FORMATO...