Ciclo De Abastecimiento

EL CICLO DE ABASTECIMIENTO

El encargado del área de abastecimiento tiene como responsabilidad la coordinación de todas
las actividades vinculadas con la adquisición de materias primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre las que se pueden nombrar las siguientes:

Compras
Recepción
Almacenamiento
Gestión de inventarios

Todas estas actividadesinteractúan en forma dinámica, dando origen a lo que se denomina el ciclo de abastecimiento:

COMPRAS
Para la mayoría de las organizaciones, tanto de servicios como manufactureras, la función de compras adquiere una importancia estratégica, ya que la eficiencia con que la misma sea cumplida determinará la marcha de la misma, sus costos y su capacidad de respuesta a los requerimientos internosy externos.

La función de compras se ocupa del proceso de adquisición de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la organización, ya sea tanto del abastecimiento de las materias primas e insumos básicos para el proceso de transformación, como de las maquinarias y equipos, repuestos para mantenimiento, elementos de seguridad, servicios varios, muebles y artículosde oficina, artículos de limpieza e higiene, y elementos de consumo para el personal (agua, café, té, azúcar, etc.) entre otros.

Dada la variedad y características específicas de los bienes y servicios que se consumen, el área de compras debe realizar diferentes gestiones ante múltiples proveedores y bajo distintas modalidades. Es por ello que se deben establecer claras políticas de compras paracada uno de los ítems a adquirir, políticas que deben dar respuestas a las siguientes preguntas:

Ô ¿Qué comprar?
Ô ¿Cuánto comprar?
Ô ¿Cuándo comprar?
Ô ¿Cómo comprar?
Ô ¿Dónde comprar?
¿Qué comprar?

Las materias primas, materiales e insumos necesarios para el proceso de producción – se compra de acuerdo a las especificaciones dadas por el sector solicitante, en relación a susmateriales, dimensiones, tolerancias y otras características relevantes, como calidad, fechas de vencimiento, características medioambientales y, en algunos casos, marcas-. También se adquieren rodados, equipamiento, otros muebles y útiles, de acuerdo a las necesidades de la firma.

¿Cuánto comprar?
Las cantidades a adquirir dependerán de los niveles de demanda, de las
necesidades de producción úotras áreas de la organización, de los
descuentos y bonificaciones que otorguen los proveedores, de la escasez
de los ítems en el mercado, de los niveles existentes en stock, del tipo
de sistema de inventario que se utilice y de los niveles de servicio que se desea
ofrecer.

¿Cuándo comprar?
El momento para realizar los pedidos depende del flujo de demanda y
de las condiciones delmercado, de los niveles de inventario.
También influencia esta decisión el tipo de demanda (dependiente o
independiente) y la utilización de distintos sistemas de administración de inventarios.

¿Cómo comprar?
¿Es conveniente comprar en forma telefónica? ¿Por fax o vía mail?
¿Personalmente? ¿Conformando un pool de compras? ¿Es mejor
comprar todos los artículos desde una sola dependencia o quecada
sucursal lo haga en forma particular? ¿Por qué no utilizar el concepto
J.I.T. en las compras?

Las formas de efectuar las compras tienen estrecha relación con la importancia
económica de los bienes o servicios que se adquieren, de la personalización de los mismos y del volumen en juego, tal como se verá más adelante.

¿Dónde comprar?
Estas decisiones incluyen la selección del lugarde adquisición (compras
nacionales vs. internacionales), la búsqueda, selección, registro y evaluación de los proveedores, temas sobre los que se ahondará posteriormente. Herramientas tales como el ABC y los múltiples softwares que existen en el mercado, suelen facilitar el análisis y las decisiones involucradas en la administración de las compras.

III.2 TIPOS DE COMPRAS

No existe un...