clasificación archivisica

CLASIFICACION ARCHIVISICA


Este artículo estudia la clasificación como elemento esencial de los sistemas de gestión de documentos de archivo. Examina el concepto de clasificación, las operaciones técnicas que incluye, sus reglas y las etapas del proceso de construcción de un cuadro de clasificación de series. Destaca las diferencias entre modelos mono jerárquicos y poli jerárquicos declasificación. Los modelos poli jerárquicos están remplazando actualmente a las técnicas tradicionales de clasificación en los grandes sistemas de archivo. Este hecho puede transformar la metodología archivística.
Las normas Clasificación archivística
La clasificación es un método de conocimiento y de información. En el ámbito archivístico, el término "clasificación" puede hacer referencia a dostipos de operaciones27:
1. La división de un conjunto documental mediante la agrupación de sus elementos en varias clases o subconjuntos determinados por uno o varios criterios28.
2. La asignación de un elemento a un conjunto o clase determinado por una operación del tipo 1.
Las operaciones de tipo 1 implican el cumplimiento de ciertas reglas epistemológicas y la determinación de varioselementos esenciales29. Las principales reglas de clasificación son bien conocidas:
- Si es posible, el conjunto de clases debe ser exhaustivo.
- Las clases deben ser mutuamente exclusivas.
- La aplicación de los criterios de clasificación debe ser coherente: los mismos criterios para los mismos casos.
Como hemos visto, la clasificación archivística no condiciona la instalación de losdocumentos, sino las operaciones de descripción y la presentación sistemática de sus resultados. Los fines de la clasificación archivística han sido estudiados por diversos
autores30. Puede considerarse que estos son los principales:
Las operaciones de clasificación que determinan las agrupaciones y tipos documentales de archivos determinan también las unidades de descripción.
- Laclasificación normaliza la denominación de las agrupaciones de documentos de 27 Otras disciplinas distinguen tres tipos de operaciones, porque diferencian entre clasificaciones intensionales, que dividen un concepto, y clasificaciones extensionales, que agrupan los objetos o acontecimientos de un conjunto. Marradi, Alberto: "Clasificación", en Román Reyes (dir.): Terminología científico-social: aproximacióncrítica. Madrid: Anthropos, 1991, pp. 45-58. 28 La utilización de los términos "división" y "agrupación" en la misma definición es intencionada. Aunque los resultados de las operaciones de división y de agrupación son semejantes, implican diferentes puntos
de vista. En principio, las clases producidas por una división heredan los atributos de la clase dividida. 29 Sierra Bravo, Restituto: Cienciassociales: epistemología, lógica y metodología, Madrid: Paraninfo, 1984,
p. 158. 30 Cruz Mundet, José Ramón: La gestión de documentos en las organizaciones, p. 193 y 194. Desarrolla los fines de la clasificación que enumera la norma ISO 15489-1, 13. 10 archivo y la asignación de títulos a las unidades documentales31.
- La clasificación garantiza la realización de búsquedas genérales dedocumentos y
la formulación y depuración de búsquedas específicas en un ámbito determinado.
- La clasificación permite la ordenación de los resultados de las búsquedas
documentales mediante criterios jerárquicos de relevancia.
La construcción de una clasificación supone la determinación sucesiva de los siguientes
elementos, comunes a todas las herramientas de este tipo32:
El dominio declasificación
Los objetos de clasificación
- La estructura de clasificación
- Los criterios de clasificación
- El árbol jerárquico
- El código de clasificación
Cuadros de clasificación

El resultado de las operaciones clasificatorias del tipo 1 suele denominarse "clasificación" y, con mayor rigor, para evitar la confusión entre la acción y su resultado, "cuadro de...