Combinación de Correspondencia

Combinación de
correspondencia
Trabajo de Investigación

Miércoles, 02 de julio de 2014


Introducción
Planteemos el siguiente caso:
Una secretaria de una oficina, que tiene que enviar una carta de saludo a 200
personas. En el pasado, ella hubiera tenido que teclear uno por uno el encabezamiento de
cada una de esas 200 cartas a enviar en una máquina de escribir... Hoy en día,¿parecería una idea descabellada, verdad?
Imagine que es usted quien trabaja en dicha oficina y necesita realizar el trabajo
de esa secretaria, es decir, su jefe le pide enviar una carta a los socios para invitarles a
una reunión. Acude enseguida a utilizar Word para redactar las cartas, pero: ¿Cómo
realizar las 200 cartas sin teclear uno por uno los encabezamientos?
Con Word esa es una tareasencillísima, pues sólo debe disponer de una base de
datos, con los correspondientes a esas 200 personas; a la hora de escribir esos
encabezamientos tan solo sería cuestión de unos pocos clics con el mouse... Estamos
ante otra potente utilidad de Word que nos va a ahorrar una enorme labor cuando
tengamos que trabajar en documentos donde se repitan ciertos datos. La combinación
de correspondencia.¿Qué es la combinación de correspondencia?
Tal vez combinación de correspondencia se escucha algo raro, realmente es la
traducción que hicieron al español para la frase inglesa original “Mail Merge”, que se
refiere a la creación de múltiples cartas para enviar por correo ordinario o electrónico, las
cartas están personalizadas con información tomada de una base de datos.
Algunos también lellaman funciones de correo masivo por la gran cantidad de
datos de diferentes personas que se pueden usar, decenas, cientos o incluso miles, esto
dependerá por supuesto de las necesidades de cada quién.
Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de
documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por
ejemplo, en el caso de una carta queanuncie un nuevo producto, el logotipo de la
organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección
y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.
Puede crear los siguientes elementos:
•

Un conjunto de etiquetas o sobres: El remite será el mismo en todas las etiquetas
o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.

•Un conjunto de cartas de formulario mensajes de correo electrónico o faxes: El
contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada
uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el
nombre, la dirección o cualquier otro dato personal.

•

Un conjunto de cupones numerados: Los cupones son idénticos en todo excepto
en que cada uno deellos contiene un número exclusivo.

Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o
cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la
característica de combinación de correspondencia, lo único que debe realizar es la
redacción de la carta a enviar, y lógicamente esa carta debe tener ciertas partes
modificables, son las que tomarán losdatos de nuestros contactos o clientes de forma
automática, esto lo haremos mediante el uso de campos combinados para la información
que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.



Utilizando la Combinación de correspondencia en Word
En este caso, utilizaremos un ejemplo de carta de notificación en Microsoft Word
2010. Para iniciar el proceso de combinación usted debe:
1.Abrir Microsoft Word
2. Redacte la carta dejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la
combinación, por ejemplo:

Sr(a):

Presente

Junto con saludar, me dirijo a usted con el propósito de manifestarle que a la fecha
presenta reiteradas inasistencias al módulo de
en las
ultimas clases; Por consiguiente, informo a usted que las reiteradas inasistencias son
causal...