Combinar correspondencia

Mediante la opción Combinar correspondencia Word2003 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. 

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga degenerar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

 

Conceptos previos


Cuando 'combinamoscorrespondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.

 Documento principal. 

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

 Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, porejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientesde Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que yacontenga el texto fijo.
Seleccionar del menú Herramientas, el submenú Cartas y correspondencia , la opción Combinar correspondencia...


Se abrirá la sección Combinar correspondencia del panel de tareas con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.
En primer lugar tenemos que elegir el tipo dedocumento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..)
Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.


En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros deOutlook, o simplemente escribir una lista nueva.
Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Siseleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar...

Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

En el campo Tipo dearchivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdb;..) si tenemos los datos en una tabla de base den datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xls) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.doc) si tenemos los datos en una tabla de Word....