comercial

OPERACIÓN DE EVENTOS
La etapa de planeación de un evento es el proceso operativo en el cual se definen
el grupo organizador y sus funciones, los objetivos con metas alcanzables, el
grupo objetivo al cual va dirigido el evento, se establece el programa y se
construye el presupuesto de acuerdo a los recursos disponibles.
La etapa de preparación de un evento consiste en llevar a cabo el plan deacción
de las variables organizativas que intervienen en el evento.
La etapa de ejecución es el proceso operativo donde se adquieren, distribuyen y
utilizan los recursos humanos, financieros y logísticos que fueron asignados en las
etapas de planeación y preparación de un evento.
La etapa de evaluación es el proceso donde se califican los logros alcanzados con
los logros esperados tantopara el evento como para los organizadores.
El Centro de Eventos Valle del Pacífico le opera su evento en las etapas de
preparación, ejecución y evaluación y lo asesora en la etapa de planeación para
1. Contratación y empaquetamiento y asesoría:

a. Optimización de recursos
b. Consecución de mejores precios
c. Asesoría en la optimización de espacios del CEVP según
necesidades
d. Asesoría enel portafolio que ofrece la región en espacios y
actividades lúdicas.
e. Reunión con el organizador para evaluar que todos los
requerimientos estén de acuerdo a las necesidades y se ajusten al
presupuesto establecido
f. Reuniones de coordinación con nuestros proveedores donde los
capacitamos y entregamos los manuales respectivos
g. Cubrimiento de los costos financieros para pólizas,contrataciones y
transacciones.

2. Aeropuerto
a. Reunión logística con los organizadores para conocer requerimientos
b. Reunión con la gerencia comercial del aeropuerto para consecución
de permisos para colocar la publicidad del evento y el ingreso del
personal de apoyo a los muelles.
c. Un módulo del Valle Nos Toca en cada uno de los muelles para
recepción de participantes
d. Capacitación,coordinación y supervisión de personal bilingües en
cada muelle liderando el ingreso de los invitados a la ciudad
e. Atención de requerimientos (maletas, tiquetes)
f. Ubicación de los participantes, conferencistas y personalidades en
sus respectivos transportes.
g. Comunicación directa con los hoteles y organizadores para
información de llegada de participantes, conferencistas ypersonalidades.
3. Transporte
a. Un coordinador bilingüe permanente
b. Elaboración de cronograma de rutas
i. Aeropuerto-Hoteles-aeropuerto
ii. Hoteles-CEVP-hoteles
iii. Salida a eventos sociales
iv. Transporte VIP
v. Transporte organizadores
vi. Transporte conferencistas
c. Capacitación, coordinación y supervisión del personal de apoyo para
buses y acompañantes de conferencistas y personalidades(attaches)
d. Entrega de instructivo con funciones, horarios, rutas y vestuario al
personal de apoyo
e. Coordinación y supervisión del transporte durante todo el desarrollo
del evento
f. Control permanente del presupuesto asignado a este rubro
4. Hotel sede
a. Reunión con el gerente y/o la gerente comercial del hotel para
informarles sobre los requerimientos logísticos para el evento y elperfil de los asistentes
b. Ubicación de un espacio en el hotel para un punto de información
permanente
c. Montaje del punto de información
d. Un coordinador bilingüe permanente

e. Capacitación al coordinador sobre el evento, objetivos, perfil de los

asistentes, horarios y funciones a realizar.
f. Gestión para obtener mejores precios y beneficios para los
organizadores.
g.Comunicación directa con el aeropuerto y el CEVP
5. Alimentos y bebidas

a. Reunión logística con los organizadores para conocer necesidades y
requerimientos
b. Coordinación logística de todos los alimentos requeridos por el
evento desde asesoría en tipo de alimentación, montaje, desarrollo y
evaluación final.
c. Un coordinador permanente
d. Capacitación sobre el evento al personal de A&B...