Comercial

1. LA CARTA COMERCIAL
1.1. Partes de la carta
Código: sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida dela serie documental, en caso de que exista.
Lugar de origen y fecha de elaboración: se debe escribir la ciudad de origen del documento y la fecha de envío, en el siguiente orden: Medellín, 3 de mayo de 2010.
Datos del destinatario: estos datos constan de las siguientes líneas:
* Denominación o título académico: se escribe con mayúscula inicial y sin abreviar. Así: Señor, Señora,Doctor, Ingeniera, Abogada, Economista.
* Nombre: se escribe con mayúscula fija
* Cargo: se sugiere escribirlo con mayúscula inicial. Si este es muy largo, deberá distribuirse en dos renglones.
* Organización (empresa): se escribe con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, siglas o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúsculainicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones
* Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.
* Dirección: de acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizanabreviaturas.
* Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.
* Nombre del lugar de destino: se identifica el lugar de destino, como ciudad,municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de destino. No se utilizan los términos: la ciudad o presente.
* País: si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de destino. (Ciudad omunicipio)
Asunto: síntesis del tema de la carta, expresada con cuatro palabras máximo, sin negrilla y sin subrayar. Se omiten artículo, conjunciones o preposiciones, sin que se afecte el sentido.
Ejemplo:
* Asunto: Reunión nacional Jefes de Mantenimiento.
Saludo: se utiliza precedido del título: para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece en el destinatario; para loscaballeros, los apellidos. Si es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de coma; si es extenso, se recomienda que la despedida termine en punto.
Ejemplos:
* Apreciado señor Botero García:
La despedida sería: Cordialmente, Respetuosamente, Atentamente.
Cuando el saludo hace parte inicial del texto se escribe a dos interlíneas libres después de asunto.
Ejemplos:* Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y de acuerdo con…
* Con agrado lo saludamos, señor Suárez y le comunicamos…
* Respetuosamente lo saludamos y confirmamos.
* Con nuestro cordial saludo adjuntamos…
Texto: Generalmente se escribe a espacio sencillo, dejando dos renglones entre párrafo y párrafo. Cuando el texto es muy corto, se puede aplicar el espacio y medio entrelíneas.
Además se debe:
* Tratar un solo tema por comunicación
* Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
* Usar tratamiento respetuoso y cortés
* Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural
* Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo
* Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada...