Como organizar fiesta de cumpleaños

Las instituciones sobre todo las públicas deben tener un cuidado especial en las ceremonias y actos que organice, sobre todo aquellas que cuenten con la presencia de funcionarios de la institución; para ello requiere que estas ceremonias deben ser diseñadas, programadas, planificadas, ejecutadas y posteriormente evaluadas.

Los eventos son actividades que como su nombre lo indica eventuales yque pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupación de la Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades y brindar la misma calidad de atención en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del más alto nivel de la institución es primordial a fin de facilitar la toma de decisiones.

Las Dirección General de Comunicaciones y las Oficinas deComunicación de los organismos desconcentrados y descentralizados del MINSA, tienen la responsabilidad de velar por que cada actividad institucional, en la que se tome el nombre del Ministerio de Salud y/o de sus dependencias, guarde coherencia con la imagen institucional que se desea proyectar y para ello deberán conocer y hacer cumplir las normas expresadas en el presente manual.

A. SEGÚN LAORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA.

Según la entidad que organice la ceremonia o acto protocolar se deberán tener las siguientes consideraciones:

1. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la Oficina de Comunicaciones del Ministerio de Salud con el apoyo de otras áreas de la institución y otras dependencias.

Estas ceremonias son de tipo institucional como por ejemplo elAniversario del Ministerio de Salud, transferencia de cargo de la alta dirección, inauguración de obras de alcance institucional, reconocimientos y homenajes.

El diseño y planificación de la Ceremonia o Sesión Solemne en las que el Titular del Sector participe, será responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Imagen Institucional del MINSA.

2. Ceremonias o actos oficiales realizados en losórganos descentralizados o desconcentrados.

En el caso de los actos que se realizan en los organismos descentralizados y desconcentrados y en los cuales debe estar presente el Ministro de Salud, su diseño, planificación, monitoreo y evaluación estará a cargo de la Dirección Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud y su ejecución a cargo de la entidad.

3. Ceremonias o actosoficiales realizados por los órganos descentralizados o desconcentrados.

Su organización es de responsabilidad de la Institución, Dirección o unidad directamente beneficiada con sus Oficinas de Comunicaciones, quienes deberán asegurar se cumpla con las políticas de imagen institucional y de protocolo del Ministerio de Salud. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidadesinvolucradas.

4. Ceremonias o actos académicos realizados por entidades, instituciones o empresas externas al Ministerio de Salud (organismos o agencias cooperantes, ONG's, colegios profesionales, empresas privadas u otras).

En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras ceremonias de los organismos o instituciones no dependientes del Ministerio de Salud, donde invitan a presidir alTitular del Sector, la coordinación estará a cargo de la Oficina Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud, que asegurará que la actividad se desarrolle en los estándares de calidad requeridos para la ocasión. Siendo responsabilidad de quien genera la invitación brindar las facilidades para la coordinación de las actividades.

B. ACCIONES DE PROTOCOLO.

1. INVITACIONES.

Lainvitación puede hacerse a través de:

- Tarjetas: deben contener los datos básicos: quien invita, a quien, a qué, cuándo y dónde. El agradecimiento por la asistencia y los teléfonos para las confirmaciones. Deben ser enviadas por lo menos 15 días como mínimo antes del acto.

- Oficios: Así se envíen tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas personalidades, a quien se...