Como organizar un evento

TEMA: COMO ORGANIZAR UN EVENTO TURÍSTICO CON RELACIÓN A LA ANIMACIÓN SOCIOCULTURAL
Introducción
Sea para 50 participantes o más de 500, la planificación, organización y celebración de un evento, o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los más sensatos. Huelga decir que un congreso o reunión mal organizada desacreditará al organizador y, lo que es más grave aún,al patrocinador. Por esta razón, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
¿Por qué organizarlo?
Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario tu mensaje de la manera más eficiente y personal posible. Actualmente,existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de «networking», a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas afomentar el espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como «team building») , o a los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.
Planificación y organización
Si has tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearte si lo vas organizar tú mismo, sea en solitario o como coordinador de un comité de planificación, o si es mejor contratar una agencia deorganización o a un experto.
Si eliges la primera opción, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organización (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificación en las que estará implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opción, se suelepreparar una petición de presupuesto (en inglés, «Request for Proposal»), que debe incluir tanta información como sea posible, como el público beneficiario, la asistencia prevista, las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc.
Programación
Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación yorganización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura.
Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebración y/o actividadeslúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condicionesmeteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo; y es una tarea que puede cobrar dimensiones hercúleas si la planificación implica la reserva de un sinnúmero de billetes de avión y de habitaciones de hotel.
Formato
Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todasrelacionadas entre sí, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato.
Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, retiros profesionales, cursos o cursillos de formación o de preparación individual, viajes de incentivos, conferencias científicas o médicas, reuniones de golf, actividades de «team building», lanzamientos de productos, campañas de...