Como Realizar Una Transacion

El ciclo incluye varias clases de operaciones cuentas y funciones administrativas así como varios documentos y registros.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN EL CICLO DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
La Funciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es útil conocer estas funcionesadministrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo. Con frecuencia a los estudiantes les parece difícil determinar cuáles documentos existen en cualquier área de auditoría y cómo fluyen en la empresa del cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza, la mayoría de los documentos comunes que se utilizan en cada función,se examinan en esta sección.

PROCESAMIENTO DE PERIODO DE LOS CLIENTES.

La petición de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con términos especificados. La recepción de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creación inmediata de una orden de venta.

Pedido delcliente: Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse por teléfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a través de los vendedores o en otras formas.

Orden de venta: Es un documento para comunicar la descripción, cantidad e información relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia se utiliza paraindicar la aprobación de crédito y la autorización del embarque.

OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO

Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el crédito para el cliente por las ventas a cuenta. Las practicas nulas de la aprobación de crédito frecuentemente ocasiona un numero excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizás sean incobrables. Para la mayoríade las empresas, una indicación de la aprobación del crédito en la orden de venta es la aprobación para embarcar los bienes.

EMBARQUE DE L0S BIENES

Esta función importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compañía son otorgados. La mayor parte de las compañías reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento de embarque en el momentodel mismo; esto puede hacerse de manera automática en una computadora con base en la información de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturación adecuada de los embarques a los clientes. Las compañías que conservan registros perpetuos de inventario también los actualizan con base en la información del embarque.

Documento deembarque: Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando la descripción de la mercancía, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o mas copias se conservan en la compañía. También se utiliza como una señal de facturación para el cliente. Un tipo de documento de embarque es un conocimiento de embarque, el cual es uncontrato por escrito entre el transportista y el vendedor del receptor y el embarque de los bienes. Con frecuencia los conocimientos de embarque incluyen solo el número de cajas o libras embarcadas y no los detalles completos de cantidad y descripción.

FACTURACIÓN A LOS CLIENTES Y REGISTRO DE LAS VENTAS
Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado delmonto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos más importantes de la facturación son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningún embarque haya sido facturado más de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. La facturación por el monto adecuado depende de cobrar a los clientes por la cantidad embarcada al...