Competencias de una secretaria

EVOLUCIÓN Y GRADOS DE COMPETENCIA |
COMPETENCIAS PARA SECRETARIA |
PUESTO: SecretariaÁREA: Gerencia |
COMPETENCIAS | GRADOS |
Organización de actividades (Manejo de la agenda) | A |
•Capacidad para adaptarse a los cambios | B |
•Tolerancia a la incertidumbre con que se mueven los negocios. | B |
Creatividad, innovación | B |
Dominio de la tecnología | A |
Dominio de idiomas| B |
Comunicación interpersonal | A |
Manejo de conflictos o problemas | A |
Gestión de recursos | B |
Conocimiento de técnicas y principios de gestión | B |
Valores éticos | A |
TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN DE RRHH

Nombre: Lizeth Espinosa Fecha: 05/11/2010
Curso: 152

* DICCIONARIO DE COMPETENCIAS PARA DISTINTOS PUESTOS DE TRABAJO

ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES: MANEJO DE LAAGENDA
El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave en la organización y la productividad de su oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de agenda que todas las asistentes administrativas deberían conocer.

Además, de la agenda, la secretaria exitosa se basa en su conocimiento de los entretelones de su puesto para marcar las reuniones de su jefe.
Hay quecomprender la importancia de esta distinción ya que, de lo contrario, la secretaria encarará el tema de la agenda como una tarea de administración de tiempo y pierde una buena oportunidad para destacarse.
Lo más importante
Los equipos ideales de jefe/secretaria o asistente/gerente son aquellos en los que la asistente es responsable, junto con su gerente, de coordinar las citas. Cuando esto sucede,seguramente estará utilizando una agenda o un calendario que han acordado mutuamente. En el supuesto de que tanto el jefe como la secretaria anoten en la agenda por separado, cada uno debe tener su propia agenda. Además, tal vez estén utilizando agendas diferentes, tales como agendas de bolsillo, calendarios de escritorio, tacos calendario, de pared, etc.

Con todas estas agendas circulando¿qué puede hacer la secretaria para no olvidar las citas y mantenerlas a todas actualizadas? No se necesita ser un genio para darse cuenta de que es indispensable que la secretaria y el jefe o jefes miren siempre la misma información.

Claves rápidas para manejo de agenda
* Conocer las preferencias de manejo de agenda del o los jefes

* Dejar en blanco algunos espacios entre las citasanotadas para que su jefe pueda devolver los llamados y atender algunos temas urgentes.

* Evitar anotar reuniones justo después del almuerzo

* Evitar anotar citas los lunes a primer hora y los viernes a última hora

* Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se realicen fuera de la oficina

* Dejar en blanco algunos horarios por la mañana para que el jefe seorganice

* Dejar en blanco los horarios del fin de día para que el jefe pueda terminar sus asuntos y prepararse para el día siguiente

CAPACIDAD PARA ADAPTARSE A LOS CAMBIOS

La secretaria debe desarrollar su capacidad para adaptarse a los cambios que surgen día a día dentro de la empresa y en los asuntos que maneja su jefe, ya que en el mundo globalizado en que nos desarrollamos es muyimportante estar todo el tiempo al tanto de lo nuevo que se va implementando para desarrollar un trabajo más eficiente.

TOLERANCIA A LA INCERTIDUMBRE CON LA QUE SE MUEVEN LOS NEGOCIOS

La secretaria debe tener en cuenta que los negocios que realiza su jefe pueden cambiar de un momento a otro ya sea n cuanto al lugar en donde se realizarán las reuniones, la hora, la fecha, o la manera en que serealizará por lo que debe estar atenta en todo momento por si surge alguna modificación en las actividades coordinadas en el calendario.

CREATIVIDAD, INNOVACIÓN

La secretaria debe tener la capacidad para implementar nuevas maneras que le faciliten la realización de su trabajo y así poder estar a la completa disposición de su jefe en el momento que él la necesite.

DOMINIO DE LA TECNOLOGÍA...