comportamiento de la secretaria

Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.

Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente


Debe vestir bieny, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.


Eficiente, discreta y respetuosa.


REGLAS DE ORO. LA ESENCIA DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL.

Regla 1. Buen uso en el manejo de la Información.

Regla 2.
Presencia. La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener una presenciaagradable es un punto favorable . Debemos tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien sino saber comportarnos en cuanto ademanes y buenas maneras. Debemos saber saludar, conversar, sonreir... todo ello con gran naturalidad, y sin forzar nuestros modales.

Regla 3.
Limitaciones. Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros interlocutores.
Hay que saber aprovecharnuestros puntos fuertes y tratar de minimizar nuestros puntos débiles. Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora, hay que tratar de convencer y nunca de imponer.


Regla 5.
Dominio. Hay que saber dominar todas las situaciones posibles, tenemos que tener un poco de psicólogos y tratar entodo momento de comprender la postura de nuestros interlocutores. Si no controlamos o dominamos las distintas situaciones que se nos presenten se puede dar una sensación de inseguridad que puede dar lugar a desconfianza .


Regla 7.
Respeto. Con este simple término, Usted hará muchas cosas a la vez: dejará en buen lugar a su empresa (a la que representa) y lo más importante, se dejará en buenlugar a Usted como una persona educada, elegante y que sabe estar y comportarse. Ante cualquier tipo de situación hay que "mantener el tipo" y la compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase de una persona. Hágalo por Usted y por lo que representa en ese momento.

BUENAS MANERAS AL TELÉFONO. ETIQUETA TELEFÓNICA. ATENDER LLAMADAS.

Cualquier llamada se debe contestarrápidamente sin hacer esperar demasiado tiempo a la persona que llama.
La respuesta debe ser educada y con una frase similar a: "Buenos días, le habla Carolina en que puedo ayudarle?, o bien "Servicios Empresariales, dígame, habla usted con Juanjo". Siempre debe responder con algunas palabras o frase amable, sencilla y directa.
No se hace esperar mucho tiempo al cliente (o persona que llama) alteléfono. Si ve que se va a demorar mucho en ponerse al teléfono la persona solicitada puede indicar al interlocutor que llame más tarde o deje sus datos para llamarle con posterioridad.
Debe responder al teléfono con un tono adecuado y vocalizando bien. Es muy desagradable no entender a quien nos contesta al teléfono. Hágalo despacio y repita si es necesario.
Paciencia. Las secretarias y otraspersonas que reciben muchas llamadas (centros de soporte, de atención al cliente, etc.) tienen que "aguantar" a todo tipo de personas. Hay que tener paciencia y nunca perder ni los nervios ni los buenos modales.

.- Siempre debe preguntar por una persona de forma educada, anteponiendo el tratamiento de Señor o de Don (o el que se utilice en su país).
.- Hable con un tono de voz adecuado y de formaclara, que le pueda entender bien la otra parte.
.- Identifíquese cuando llama para que la otra persona sepa con quien está hablando. Lo mismo puede pedir a la otra parte.
.- Aunque sea usted amigo de la persona a la que llama debe preguntar por ella de forma educada aunque después le trate de una forma más cercana. Por ejemplo, si llama usted a otro jefe de ventas, por ejemplo, al que
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