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Introducción a la combinación de correspondencia
Para realizar los pasos del Asistente para combinar correspondencia, deberá conectarse a una lista de destinatarios (o un archivo de origen de datos) o crear una. La lista de destinatarios suele ser:
* una hoja de cálculo de Excel;
* una tabla en Word (el Asistente para combinar correspondencia incluye un paso para crear esta tabla);* una tabla en Access;
* una lista de contactos de Outlook.

Pasos del Asistente para combinar correspondencia

Para realizar una combinación de correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia en la ficha Correspondencia y luego haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Para | Realice lo siguiente en el Asistente |
Elegir untipo de documento | Haga clic en el tipo de documento que desea crear. Luego haga clic en Después: elija el documento inicial en la parte inferior del panel de tareas para ir al siguiente paso. |
Abrir el documento principal | Elija su documento inicial haciendo clic en una de las opciones del panel de tareas. * Si va a crear cartas, mensajes de correo electrónico o un directorio, puedecomenzar con el documento abierto, con una plantilla de su equipo, de Office Online o desde un documento que ha creado anteriormente. * Si va a crear sobres o etiquetas, puede elegir el tamaño y el estilo que desea para el sobre o la etiqueta, o puede abrir un documento de sobre o etiqueta creado con anterioridad.Haga clic en Después: seleccione los destinatarios en la parte inferior del panel detareas. |
Conectarse con un lista de destinatarios | Haga clic en una de las opciones del panel de tareas para: * Conectarse a una lista de destinatarios del equipo o de un servidor. Busque el archivo y luego elija la hoja de cálculo o tabla dentro del archivo que desea usar. * Conectarse a la lista de contactos de Outlook. Elija la carpeta de la lista de contactos que desea usar. * Crear unanueva lista de destinatarios desde cero. Complete la información del cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones para crear un archivo de base de datos (.mdb) de correspondencia. |
Elegir los destinatarios y su información | Después de conectarse a una lista de destinatarios o de crearla, se abrirá el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Use los encabezados de columnas,las casillas y los botones para ordenar y elegir la información de destinatario que desea usar en la combinación.Haga clic en Después: escriba la carta en la parte inferior del panel de tareas. |
Agregar contenido y marcadores de posición (campos) | Escriba, inserte o pegue en el documento principal el contenido que desea ver en cada copia de la combinación.En el panel de tareas, haga clic en:* Bloque de direcciones para agregar un campo de bloque de direcciones. * Línea de saludo para agregar un campo de línea de saludo. * Más elementos para agregar un marcador de posición (campo) que representa cualquier columna de su lista de destinatarios.Haga clic en Después: obtenga una vista previa de las cartas en la parte inferior del panel de tareas. |
Realizar una vista previa |Use los botones y las flechas del Asistente para obtener una vista previa de los documentos combinados. Si observa algún error, haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver al paso anterior y solucionar los problemas.Haga clic en Después: complete la combinación en la parte inferior del panel de tareas. |
Completar la combinación | Haga clic en una opción del panelde tareas para: * Imprimir los documentos combinados. * Enviar electrónicamente los documentos combinados si son mensajes de correo electrónico. * Para los documentos de tipo carta, sobre o etiqueta, cree un documento completo que contenga todos los documentos combinados, con un solo documento por página. |
Guardar los documentos | Si guardar el documento principal, se conservará la...