Compras y almacenamiento

CAPITULO IV: DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Y
ANALISIS DE RESULTADOS

4.1. Situación de la empresa para la búsqueda de un cambio.

Inicialmente, se pensó en reorganizar el Departamento de Compras debido a
la complicación de las actividades que se realizan para la aprobación de órdenes
de compra así como el atraso que se está dando actualmente con la llegada de
materias primas cuandoéstas son compradas en el exterior, de igual forma no se
le está dando una adecuada trazabilidad a las órdenes tanto internacionales como
nacionales. Los indicadores que marcaron la pauta para pensar en el cambio, son
principalmente mejorar las operaciones y tiempos de proceso del departamento
de manera que se llegue a una reorganización de funciones con las que se
espera un mejorfuncionamiento de esta área.

4.2. La relación de las funciones de compras con la organización

En la época moderna, debe existir una clara comprensión de los objetivos y
principios básicos de la función de compras, por parte de todas las áreas que
integran la organización, esto debido a que, los esfuerzos coordinados desde
dentro, son la mejor manera de lograr los objetivos planteados.

La funciónde compras consiste básicamente en abastecer de materiales y
servicios a toda la organización y para ello debe trabajar en conjunto con todas
las áreas. Dentro de cada departamento debe existir una herramienta para medir
la funcionalidad del mismo, para el departamento de compras esto es muy
importante ya que es la forma por la cual se puede observar y medir el grado de
cumplimiento del ciclode la empresa, ya que la planeación de las actividades de
producción y mercadeo dependen de un proceso oportuno de abastecimiento por
medio de las compras.

4.3. Descripción general del Departamento de Compras

El departamento de compras está compuesto por seis colaboradores, el
encargado de compras nacionales, el encargado de compras internacionales, el
encargado de importaciones, elasistente, el encargado de suministros y el jefe
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del departamento

(a los dos últimos puestos no se les evaluará de forma

completa, ya que no son parte elemental del objeto de estudio). Es decir no se les
reorganizara ni medirá la carga de trabajo actual.

El proceso de compras inicia con la creación de la Solicitud de Compra, ésta es
generada por el departamento de Planificación,debido a una necesidad de
material de empaque o de materia prima para la fabricación de determinado
producto.

La solicitud de compra, es un formato especial por medio del cual los
diferentes departamentos de una empresa, solicitan al departamento de compras
la adquisición de materiales y servicios necesarios para la producción,
mantenimiento general de toda la planta, además, de equipo decómputo,
mobiliario de oficina, papelería, etc.

Es la solicitud de compra, el inicio del proceso de compras y, es necesario que
al recibir una requisición en el departamento de compras, se revise si está
claramente definida la descripción del material, cantidad solicitada, y fecha de
entrega solicitada.

Posteriormente se debe revisar que la requisición esté debidamente
autorizada, deacuerdo a las políticas que para tal efecto se tengan en la
empresa, si es necesario, deberá venir acompañada de copia de artes o
especificaciones para una identificación más clara del material o servicio
solicitado, finalmente se revisa que contenga la cuenta de aplicación
correctamente especificada. La solicitud de compra ahora es parte del grupo de
requisiciones que se encuentran en proceso.Cuando una solicitud no cumple con los requisitos para ser trabajada, será
regresada al solicitante para que efectúe en ella las correcciones respectivas.

Por otra parte, es importante que el solicitante redacte correctamente los datos
en la solicitud, para evitar confusiones y retrasos en el proceso de compras.

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Deberá incluir en una sola solicitud todos aquellos materiales que...