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SISTEMA GESTIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO

SISTRAM

SISTRAM: SISTEMA GESTIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO

RESUMEN
Los inventos disponibles en nuestro siglo permiten que un ciudadano cualquiera pueda comunicarse
con un colega del otro lado del mundo en milésimas de segundo y con mucha eficiencia. Sin embargo,
toda esta tecnología no siempre es utilizada en países en vías de desarrollo como Perú. Ennuestros
países, la falta de modernidad hace pensar que es normal perder el tiempo haciendo trámites
manuales consumiendo valiosos recursos y provocando atrasos innecesarios en el ciudadano quienes
paradójicamente son los que pagan impuestos para mantener estos servicios. Este artículo presenta el
SISTRAM (Sistema Gestió de Trámite Documentario) que esta orientado al manejo automatizado detodo tipo de trámites documentarios. El SISTRAM está diseñado para ser adaptado fácilmente a
cualquier tipo de organización independientemente del rubro que tenga pues posee una flexible
interface que se adaptará a su organización. Nuestro sistema está diseñado para su funcionamiento en
Internet. Esta característica elimina todo tipo de barreras de distancia que frecuentemente,
representanpérdida de tiempo para los ciudadanos. SISTRAM también permite detectar cuellos de
botella en una organización con el objetivo de mejorar su funcionamiento. El sistema está diseñado
para comunicarse de forma instantánea con otras organizaciones a través de servicios web. Por todas
estas razones pensamos que SISTRAM es una propuesta integral para la integración de todo tipo de
ciudadanos ahorrandotiempo y dinero, y aumentando la inclusión social tan necesaria en nuestros
países.

INTRODUCCIÓN
Uno de los principales factores que impiden la superación del problema de la burocracia en países en
vías de desarrollo es la falta de empleo de tecnología actual. En muchas instituciones gubernamentales
aún persiste el uso de sistemas manuales para manejar tareas importantes, tales como el trámitedocumentario. La burocracia y la falta de fiscalización en países no desarrollados origina otros
problemas, siendo uno de los más graves la corrupción. En el caso del manejo de documentos, estos
problemas pueden reducirse mediante el uso de un Sistema Automatizado de Trámite Documentario.
En este artículo se presenta SISTRAM, un sistema creado para el manejo automatizado de todo tipo detrámite documentario. SISTRAM utiliza tecnología actual para brindar una comunicación eficiente,
seguridad y confiabilidad en el manejo de los documentos de una institución, combatiendo los
problemas generados por el manejo burocrático del trámite documentario.
El resto del artículo está estructurado como sigue: en la sección 1 se discute el manejo actual del
trámite documentario en la mayoría deinstituciones públicas (y privadas) del Perú, explicando los
problemas que ocasiona esta forma de trabajo. El Sistema SISTRAM para Gestión de Trámite
Documentario se presenta en la sección 2 donde se describen sus características más resaltantes,
explicando como ayuda a reducir muchos de los problemas discutidos en la sección 1. En la sección 3
se resumen las ventajas que proporciona el uso delsistema SISTRAM. En la sección 4 se mencionan
las tecnologías utilizadas. Finalmente, en la sección 5 se listan las conclusiones obtenidas de la
definición y elaboración del sistema SISTRAM.

SISTRAM 1

SISTEMA GESTIÓN TRÁMITE DOCUMENTARIO

SISTRAM

1. PROBLEMÁTICA DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN EL PERÚ

En la gran mayoría de instituciones públicas del Perú el trámite documentario serealiza de forma
manual. A continuación se describen algunas consecuencias de esta práctica:
Se deben realizar cobros adicionales para cubrir los costos del abundante material de escritorio
empleado.
Existe una sola copia del expediente de un trámite, que es transportada físicamente, en cada etapa del
flujo. En la mayoría de casos el flujo es inexistente, y el camino se decide en cada...