Conceptos de Evento y Organizador

¿Qué es un evento?
Tipos de Eventos
¿Qué es un organizador?

Organización
de Eventos

La organización de eventos es el
proceso de diseño,

planificación y
producción de:
•  Congresos
•  Festivales
• Ceremonias
• Fiestas
• Convenciones
• Otros tipos de reuniones
Diferentes finalidades.

La Fiesta ideal es aquella en la que el
anfitrión se dedica con entusiasmo a
inventarideas nuevas para organizarla de
manera diferentey durante el desarrollo de
su organización se divierte tanto como en
la fiesta; es aquella en que hasta el
momento que se está despidiendo a los
invitados no le pesa el esfuerzo y el tiempo
invertidos para lograr que fuera un rotundo
éxito”
“

Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen
como objetivoprincipal la preparación de los recursos y equipos que
componen el evento.
Montaje
Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se
utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.
Ejecución
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el
mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades
planificadas.
Desmontaje
Orden del equipo para retiro delos materiales y elementos que
fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados
es una de las partes más importante del postevento. Conocer si se han
cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido
conellos.
Post-evento
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que
ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación
gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa,
seguimientos, etc.,.

MOTIVOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
Los motivos son multiples, pero su propósito
siempre es el mismo, reunirse con un grupo depersonas amigas para pasar un rato agradable o
celebrar un acontecimiento especial: aniversarios,
Año Nuevo, ascensos, baby-shower, bautizos,
bienvenidas, carnavales, cumpleaños,
despedidas de solteros, fiestas infantiles,
graduaciones, navidad, primera comunión, XV
años, etc.

CARÁCTER DEL EVENTO

Un evento puede ser formal, semiformal o
informal. Ninguno es menos importante que
elotro; sencillamente son diferentes. Por
tener conceptos distintos, el estilo y la
estructura de cada evento cambian,
afectándolo en lo referente a la estrategia
de su organización por parte del anfitrión y
de la participación de los invitados.

EVENTO FORMAL
Se le define como un evento de exquisita
elegancia, enmarcado en un ambiente de gran
sobriedad y con apego a estrictas normas deprotocolo “ Un evento formal se define, ante todo,
por la forma como se desarrolla: desde la manera
de invitar (R.S.V.P), diseño de las tarjetas, linea
de recepción y ubicación de las personas hasta la
decoración, selección del menu y bebidas, tipo de
servicio, forma de vestir, etc

EVENTO SEMIFORMAL

Cuando un evento de gran clase rompe
algún requerimiento protocolar como por
ejemplo, silas parejas se sientan a la mesa
en forma continua, los invitados deben
levantarse para servirse sus propios
alimentos, o permanecer de pie durante la
reunion, etc.

EVENTO INFORMAL

Es aquel que, sin romper las normas de
etiqueta, no tiene más limite que la
iniciativa y el buen gusto del anfitrión. Un
evento informal permite la liberación de los
rigores protocolares, pero no de laexquisitez y las buenas maneras. Hay
eventos que por sus mismas caracteristicas
serán informales.

DETERMINACIÓN DE FECHA, HORA Y LUGAR

Fecha y Hora:
Es el primer paso al organizar un evento y
se deben tomar en cuenta ciertas
consideraciones que faciliten a los
invitados su asistencia, así como las
condiciones del clima.
“Un buen invitado siempre confirma,
además de que no discute...