Conceptos B Sicos De Archiv Stica 1

Organizar la documentación
teniendo en cuenta las normas
legales y de la organización.

Instructor: Edin Fernando Gutiérrez Estrada

GESTIÓN DOCUMENTAL
• Conjunto de actividades administrativas ytécnicas tendientes a la planificación,
procesamiento, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por los
sujetos obligados, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto defacilitar su
utilización y conservación

DOCUMENTO

Información registrada,
cualquiera sea su forma o el
medio utilizado

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida
por unapersona o entidad en razón de sus
actividades o funciones, que tiene valor
administrativo,
fiscal,
legal,
científico,
económico, histórico o cultural y debe ser
objeto de conservación.

Se Clasificanen:
•

•
•
•
•

Según tipo documental:
•
Dispositivos o Imperativos
•
Testimoniales o probatorios
•
Informativos o noticiosos
Por la tradición documental o forma de transmisión.
•
Original, Copia
•Borrador, Minuta
Por el grado de accesibilidad a los usuarios.
•
Diseminados, de Libre acceso, No clasificados con
grado de confidencialidad, Secretos
Por el ámbito jurídico al que pertenecen o por suautor,
fuente.
•
Público o Privado
Por el soporte de la Información.

video

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CLASES DE DOCUMENTOS
Sustantivos

Facilitativos

Se derivan de las funciones
específicas de la entidad.
Ejemplo:Historias Clínicas,
Hojas de Vida de estudiantes,
Cartas
de
Navegación,
Expedientes
Judiciales,
Proyectos vuelos espaciales,
Etc.

Son documentos comunes a
todas las instituciones. Ejemplo:
Historiaslaborales, Informes de
Gestión, Actas de reuniones de
trabajo, ordenes de pago,
nóminas, contratos, convenios,
Etc.

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos
 Uno o más conjuntos de documentos, sea cualsea
su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución
pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando su origen y orden,...