Conclusiones De Archivo

CONCLUSIONES L1
La estrecha vinculación entre los conceptos de sistema, ciclo vital y archivo, descritos en el presente cuaderno, constituyen las premisas metodológicas básicas para la construcción de las condiciones organizacionales que se requieren para la definitiva creación de los sistemas institucionales de archivos.
Si la identidad y los atributos de los sistemas se extrapolan a laactividad archivística, tendría que admitirse que, aunque los archivos cuentan con los componentes que caracterizan a todo sistema, en realidad estos aún no funcionan como tales.
En la actualidad, a pesar de los indudables avances que se han analizado en el presente texto, los archivos carecen de estructuras formales, lo cual los hace operar casi siempre como entidades aisladas. Sus funciones, porotra parte, se desempeñan al arbitrio personal en la mayor parte de los casos; sus recursos son insuficientes o inadecuados, y en general las instituciones no cuentan con reglas claras que los regulen y protejan como herramienta de gestión, como memoria y patrimonio y como recurso para una cultura de transparencia. Todos estos factores hacen que se pierda de vista el fin común que podría vincularloscomo sistema: administrar la documentación de las instituciones a lo largo de su ciclo vital.
Crear un sistema aplicado al universo de los archivos públicos no es tarea fácil; sin embargo, como se ha visto hasta aquí, es perfectamente posible y viable tanto desde un punto de vista teórico y metodológico como desde una perspectiva instrumental, especialmente si se toma en cuenta que no se partede cero, dada la normatividad vigente en la que pueden apoyarse las dependencias y entidades.
Por su naturaleza y complejidad, un sistema institucional de archivos —de acuerdo con lo que se ha visto hasta aquí— tendría que diseñarse definiendo su identidad en forma clara, a partir de las consideraciones siguientes:
 fundamentarlo teóricamente en la teoría de sistemas y la administración dedocumentos como modelos para su construcción;
 fundamentarlo metodológicamente a partir del concepto de ciclo vital de los documentos, que permite diferenciar tanto la estructura como el funcionamiento integral de los archivos;
 fundamentarlo instrumentalmente a partir de un esquema eficaz de planeación estratégica en el cual se determine el diseño, creación y formalización de sus componentes,tanto de regulación como de operación, al mismo tiempo que se le dote de los recursos indispensables para su funcionamiento.
La construcción de sistemas institucionales de archivos representa un arduo y complejo proceso de trabajo. Comprender su significado, la importancia y el papel que representan en el desempeño de las actividades archivísticas, como continente en el que deben llevarse a cabotodas las operaciones y procesos de gestión documental, es una tarea fundamental.
El desempeño de las responsabilidades de los archivos como sistema permitirá su uso intensivo tanto para documentar los procesos de gestión de la administración pública como para construir la memoria de las propias instituciones de Gobierno, y a manera de recurso esencial para favorecer una cultura de transparenciay rendición de cuentas en el aparato gubernamental.
Hacer posible que los archivos dejen de ser islas en las que se utilizan instrumentos de trabajos informales y poco eficaces para el control de la documentación que se produce en forma explosiva, requiere de su integración y estructuración como sistemas institucionales. Por lo tanto, comprender la identidad y atributos de estos, así comoinstrumentarlos realmente en el universo de los archivos gubernamentales, más allá de las formalidades jurídicas, resulta una labor por emprender más temprano que tarde en las administraciones públicas.

CONCLUSIONES L2
La producción masiva de documentos en las organizaciones constituye un serio problema para la organización de archivos y su tratamiento integrado a lo largo del ciclo vital de la...