Constatación Física De Los Bienes Muebles En El Mdmq.

CONSTATACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES MUEBLES EN EL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.

OBJETIVOS:

• Mantener actualizados en forma permanente el inventario de bienes muebles.
• Confirmar la ubicación, existencia real, así como a los responsables (usuarios) de la tenencia y conservación de los bienes.
• Conciliar los saldos físicos con los contables.
• Realizar lostrámites legales y reglamentarios pertinentes y aplicar las acciones correctivas necesarias tan pronto se establezcan faltantes.
• Determinar los bienes que se hubiesen vuelto inservibles u obsoletos y por tanto se encontraren fuera de uso, a efectos de iniciar el correspondiente proceso de baja.

REQUERIMIENTOS PREVIOS:

Designación escrita para los servidores “ENLACE”, quienes serán elnexo entre el Guardalmacén, los Supervisores y los Usuarios de los bienes, a efectos de identificar los bienes y su usuario en las diferentes Secciones, Áreas, Paralelos o Unidades Administrativas.

Listado de los activos fijos o sujetos a control administrativo que se encontraren obsoletos, dañados o fuera de uso, con sus correspondientes códigos de barra o número de identificación y el nombrede los usuarios a cargo de quien se encuentran.

Disposición para que los bienes muebles (cámaras, filmadoras, calculadoras, computadores portátiles, grabadoras, etc.) que están guardados bajo seguridad sean presentados al momento de la constatación física.

Identificación de los bienes que son personales, es decir de aquellos bienes que son de propiedad del Servidor, a efectos de noincorporarlos al inventario.

Consideraciones Generales.-

• Mientras se realice la constatación física, NO se autorizarán ingresos, traspasos, bajas o cualquier otra operación referente a los activos, que pudiera afectar a la exactitud de los resultados obtenidos, excepto en casos especiales dispuestos por autoridad competente.

• Los bienes que se registren en el inventario de activosfijos, de preferencia se reconocerán como unidades independientes (INDIVIDUALES). En lo posible deberá evitarse la identificación de juegos o unidades compuestas, a menos que la falta de un componente, imposibilite su uso o funcionamiento correcto.

• Los bienes muebles que se encuentren clavados, empotrados, atornillados o pegados a un inmueble, contablemente se considerarán como parte de esteúltimo, no obstante el servidor responsable de los bienes en cada unidad administrativa para efectos de control llevará un listado detallado de estos bienes. (persianas, secadores de manos, lámparas, etc.)

• Los bienes que no reúnan las condiciones para ser clasificados como activos fijos, pero que tengan una vida superior a un año, tales como: ciertos útiles de oficina, utensilios decocina, vajilla, lencería, instrumental médico, instrumentos de laboratorio, libros, discos, videos y herramientas menores, estarán sujetos a las medidas de control interno que establezca cada entidad pública, en base al "Reglamento para el control administrativo de los bienes no considerados activos fijos. R.O. 26 (16-09-96).

Procedimientos básicos para la realización de la constatación física.-■ Notificar al Jefe o responsable de la Unidad Administrativa (Sección, área o paralelo) y al personal que en ésta labora, mediante Circular la fecha en que se llevará a cabo la constatación física de bienes.

■ Obtener el listado de servidores de la Unidad Administrativa ((Sección, área o paralelo) en donde se llevará a cabo la constatación física de bienes.

■ El Guardalmacéncon el antes mencionado listado actualizará en el Sistema la Unidad Administrativa de los servidores, en caso de que alguno o algunos de ellos no consten registrados o consten en un área diferente.

■ Generar el reporte de bienes por Servidor de cada Unidad Administrativa (Sección, área o paralelo).

■ El equipo de trabajo, en base al "Inventario de Activos Fijos", de la unidad...