Consulta y Prestamo de Documentos

Consulta y Préstamo de Documentos
Uno de los principales objetivos del SIA es el brindar servicios de la información de manera ágil y oportuna a la comunidad universitaria y público en general, es decir, la información como fin último de los documentos, a través de la referencia, consulta, préstamo, reprografía, asesorías, inspecciones, entre otros.

Procedimiento:
• El usuario solicita elservicio vía telefónica, por fax, por correo electrónico o personalmente en el Archivo Institucional.
• Si la solicitud es un documento custodiado en el Archivo, el usuario deberá registrarse en el control de usuarios, en la recepción.
• Un profesional en Archivística se encarga de atender la consulta, buscar la información en los inventarios y de facilitar el o los documentos solicitados, parasu consulta en la sala correspondiente.
• El usuario debe llenar la boleta de solicitud de documentos, anotando sus datos personales, el nombre y el código de los documentos.
• Dependiendo del volumen de la documentación, al usuario interno (funcionarios de la Institución) se le prestarán los documentos por el plazo que autorice la jefatura.
• A los estudiantes y particulares se les prestaránlos documentos únicamente para consultarlos en las instalaciones del Archivo Central.
• Los documentos de uso restringido solo podrán facilitarse al interesado (a) en cumplimiento del ordenamiento jurídico pertinente, con la solicitud por escrito del superior jerárquico de la unidad ejecutora productora de los documentos.
• Los recursos que se ponen a disposición de los usuarios son, entreotros: fotocopiadora, escáner, internet, correo electrónico, sitio Web.
• El servicio de la información se realiza con los recursos materiales y humanos con que cuenta el Sistema Institucional de Archivos.



Procedimiento de consulta y préstamo administrativos
1. Consideraciones previas
●
Las unidades administrativas y servicios de la Universidad de Córdoba tendrán acceso a
losdocumentos, tanto para consulta directa como para solicitud en préstamo, desde el
momento en que éstos hayan sido transferidos, inventariados, tejuelados y depositados en
el Archivo General.
●
La accesibilidad a la documentación se regulará por medio de la legislación vigente sobre
esta materia, tanto estatal (Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y
Ley 30/1992, de 26 denoviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y
del Procedimiento Administrativo Común) como autonómica andaluza (Ley 3/1984, de 9 de
enero, de Archivos y Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el
Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos), y por la normativa específica que, al efecto,
pueda establecer la Universidad de Córdoba.
●
En el ejercicio del derecho deacceso, se establecen dos categorías generales de consulta:
la consulta interna, a cargo del personal de las unidades y servicios de la Universidad de
Córdoba en el ejercicio de sus funciones específicas, objeto de este procedimiento, y la
consulta externa, por parte de cualquier otro tipo de usuario.

2.Procedimiento de consulta interna de documentos
●
La consulta interna es aquellarealizada por el personal de administración y servicios
encuadrado en las distintas unidades y servicios de la Universidad de Córdoba en el
ejercicio de sus funciones específicas y con fines de tramitación.
●
Las consultas tendrán lugar exclusivamente en las instalaciones habilitadas para tal fin en
el Archivo General.
●
La consulta de documentos generados o tramitados por una unidad distinta dela del
solicitante, ha de contar con la previa autorización del jefe de la unidad productora.
●
Los usuarios son responsables de la integridad de la documentación mientras lleven a
cabo su consulta, no pudiendo sustituir o incorporar nuevos documentos, salvo
conocimiento y autorización expresa del personal del Archivo General.
●
Se cumplimentará la
Solicitud de consulta y préstamo...