CONTADORA

MANUAL DE DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
NORMA GTC-185 ICONTEC

6. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES
6.1 INFORMES CORTO, EXTENSO Y RESUMEN EJECUTIVO
La elaboración de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados,
mediante acto administrativo o e el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas
de laorganización.
6.2 Utilización del informe
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en
cuenta los siguientes casos:
-

Regular o aclarar una situación
Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente
Impugnar o corregir unasituación y
Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

6.3 Clases de informes
Los informes pueden ser:
a. Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas
b. Informe corto, que consta de una a 10 páginas
c. Informe extenso, de 11 páginas en adelante
6.4 Resumen ejecutivo

6.4.1 Encabezamiento
6.4.1.1 Razón Social
Solamente se escribe cuando el papel o soporte no tiene membreteque identifique a la
organización. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centímetros del margen
superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Ejemplo:
INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.

CAPITULO 5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-INFORMES CORTO Y LARGO

Elaboró CASAVER.

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6.4.1.2 DependenciaCorresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se
escribe dejando de cero a una interlínea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4
cm), con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo.
6.4.1.3 Código
Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes
(resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.
Ejemplo:Departamento de Capacitación DC-050

6.4.1.4 Título
Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de
la dependencia, con mayúsculas y centrado. Ejemplo:
CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
6.4.1.5 Lugar de origen y fecha de elaboración
Se escribe contra el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas libres del título, conmayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
6.4.1.6 Autoría del resumen ejecutivo
Contra el margen izquierdo y en mayúscula inicial seguido de dos puntos, se escribe a
dos interlíneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por
preparado por o responsable.
Los datos de la fecha de elaboración y del responsable del resumen se tabulan a dos
espacios de la expresión máslarga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en
ese orden, si están en igual condición de autoría, se relacionan en orden alfabético de
apellido.
6.4.1.7 Objetivo
El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve el
propósito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo párrafo o presentarlos así:
De dos a tresinterlíneas libres del último responable del resumen y sobre el margen
izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de dos puntos (:) y con mayúscula
CAPITULO 5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS-INFORMES CORTO Y LARGO

Elaboró CASAVER.

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Sostenida. En caso de requerir más de un renglón, el segundo de los subsiguientes
retornacontra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y
enuncian a interlineación sencilla, conservando la tabulación.
Ejemplos 1:
OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso d evaluación de la norma de Servicio al Cliente.

Ejemplo 2:
1. Cumplir con requisito exigido para acta final de contratación
2. Elaborar informe o resumen que abarque el proceso completa de la...