Contaduria

El Estudio Organizacional
Los efectos económicos de la estructura organizativa se manifiesta tanto en las inversionescomo en los costos de operación del proyecto. Toda estructura se puede definir en términos de su tamaño, tecnología administrativa y complejidad de la operación. Conociendo esto se podrá estimar el dimensionamiento físico requerido para la operación, las necesidades deequipamiento de las oficinas, las características del recurso humano que desempeñará las funciones y los requerimientos de materiales entre otras cosas. La cuantificación de estos elementos en términos monetarios y su proyección en el tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional.
Muchas decisiones que pueden preverse condicionarán la operatividad del sistema y, por lo tanto, también laestructura organizativa del proyecto. Por ejemplo, la decisión de comprar, construir o arrendar las oficinas, o la decisión de contratar servicios de entidades externas para desarrollar algunas funciones definidas para la ejecución del proyecto.
Dado que cada proyecto presenta características propias y normalmente únicas, es imprescindible definir una estructura organizativa acorde con susituación particular. Cualquiera sea la estructura definida, los efectos económicos de ella pueden agruparse en inversiones y costos de operación. Las primeras se determinarán por el tamaño de la infraestructura física requerida para las oficinas, salas de espera, etc. Y por los requerimientos de equipamiento, como el inmobiliario, máquinas de escribir y elementos semejantes. Los costos de operación,por otra parte, dependerán de los procedimientos administrativos, planta de personal y otros.
Los factores que influyen principalmente en la forma que adopte la estructura se agrupa en cuatro áreas decisorias específicas: participación de unidades externas al proyecto, tamaño de la estructura organizativa, tecnología administrativa y complejidad de las tareas administrativas.
La forma queadopte la estructura organizativa determinará en gran parte la cuantía de las inversiones del proyecto, ya que su dimensionamiento y la definición de las funciones que le corresponderán a cada unidad son la base para definir las características de la obra física, equipamiento de oficinas e incluso una parte del capital de trabajo.
Por otra parte, la mayoría de los costos de operación que sededucen del análisis organizacional provienen del estudio de los procedimientos administrativos que se definan para el proyecto.
5.1 Incidencia en los costos de los sistemas y procedimientos administrativos
La correcta determinación de la cuantía de los recursos involucrados en la operación de la unidad administrativa, obliga a definir en forma específica el nivel organizacional y los alcancesconcretos de las tareas que se deben realizar. Principal importancia se dará al sistema global de información que garantice la eficacia de la gestión administrativa.
Lo anterior hace que en primer lugar deban identificarse los componentes funcionales de cada sistema y, en función de estos, los recursos necesarios para asegurar su operatividad. De esta forma, será posible estimar los costos deoperación de cada sistema que se defina.
La identificación del personal, su grado de calificación, la cantidad requerida y el costo de sus remuneraciones, permitirá calcular uno de los ítems de costos administrativos más importantes. La cantidad de personal administrativo, su status en la organización y las tareas específicas a desarrollar, permitirá determinar la infraestructura física requerida,la necesidad de equipos, mobiliario y maquinaria de oficinas, el consumo de materiales y, en general, cualquier recurso que demande el funciona miento normal de la empresa.
La información de costos relacionados a la labor administrativa se puede obtener a través de antecedentes referenciales de proyectos cuyas características organizacionales y funcionales sean similares, a través de...