Contrato

1. Identifica el fondo o los fondos documentales de la entidad donde laboras, establece si son abiertos, cerrados y / o acumulados y determina el tratamiento que se le(s) debe dar si son varios.
R/Los fondos acumulados se inicia con el diagnostico que brinda el conocimiento del estado actual de los archivos, particularmente el nivel de organización documental. En esta se presenta los formatosque complementan el diagnostico integral de archivos con la identificación primaria de productores documentales y asuntos que desde luego servirán de base para elaborar el plan archivístico integralcon el fin de establecer prioridades de trabajo a corto, mediano y largo plazos.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y FONDOS ACUMULADOS
FONDOS ACUMULADOS
Definición. Los fondos acumulados son documentosreunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico de organización y de conservación. Los fondos acumulados son productos de la carencia de política archivísticadel estado, del desgraño administrativo y de los cambios constantes de la administración estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades asi como también en lareestructuración que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Documentales de la Entidad donde laboro SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL son ABIERTOS Y ACUMULADOS y se manejan dela siguiente manera

FONDO ABIERTOS:
Deben ser tratados tal como lo estipula la ley 594 del 2000 ley general de archivo.

* LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
Deben basarse en la tablade retención documental debidamente aprobada.

* LA APERTURA E IDENTIFICACION DE LAS CARPETAS
Debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

* SEIDENTIFICAEL EXPEDIENTE
Mediante un rotulo el cual deberá contener el nombre de las respectiva unidad administrativa, identificación del área y grupo, serie y subserie, numero de carpeta y/o libros y...