Control De Actividades

Planeación Vs. Avance real
El hacer o programar un buen plan de trabajo, así como la selección de cada uno de los recursos, materiales, humanos y financieros, no dan al proyecto la certeza de éxito. Dentro del proceso de construcción, van a existir eventos o circunstancias que van a afectar el avance del mismo. Por consiguiente, el gerente de proyectos debe de tener claro su papel de coordinadory administrador del mismo.
Una vez el gerente tiene detectadas cada una de las actividades con problemas o futuros problemas, debe de contar con toda la colaboración del equipo de trabajo para retomar las actividades y darles el camino inicial al que se tenía planeado. Es por esto que se debe de tener acciones de monitoreo y comparar lo planeado con lo realizado, para asegurarse que se estáncumpliendo con las metas establecidas inicialmente en costo, calidad y tiempo.
Este proceso de monitoreo y control de actividades de lo planeado con lo realizado, esta comprendido de tres básicos elementos:
* Monitoreo de actividades:
Tiene su fundamento básico en la medida del progreso de cada una de las actividades, cada miembro va a reportar el avance que llevan al momento, en ciertoperiodo de tiempo. Se realiza por cada actividad independiente y se va marcando o señalando dicho avance en determinada fecha o tiempo, además el atraso también se puede representar por medio de porcentaje avanzado o por realizar.
Otra parte fundamental de este punto, es el continuo proceso de información que ocurre y debe de haber en todas las partes de la obra, la información que arroje dicharecopilación, se representa y se compara como en la grafica anterior.
* Comparación del progreso con las metas establecidas.
Esta comparación se realiza una vez teniendo toda la información como se hablo en el punto anterior, en donde, como su nombre lo dice, se compara el progreso con lo que se planeo inicialmente. Esto es muy útil ya que el gerente de proyectos, tiene que revisar toda estainformación que arroja tales técnicas, las analiza, las observa y puede llegar a una conclusión de cuales o que provoca tal retraso y que actividades afectara posteriormente, por ende le debe poner mas atención a aquellas áreas del proyecto que requieran de atención mas rápida para detectar esos retrasos y por consiguiente un amento de costo. Una vez detectado el retraso comparado el avance planeado conlo real, el gerente de proyectos tiene que analizar si dentro de las actividades con retraso, se encuentra alguna actividad critica y ponerle atención de inmediato.
Otro aspecto que debe de revisar el gerente de proyectos, es el bajo rendimiento con algún tipo de actividad, se puede empezar a tiempo pero no se puede seguir el ritmo ni el rendimiento esperado, obviamente esto traerá comoconsecuencia que se prolongue la terminación del mismo.
* Implementación de acciones correctivas o preventivas.
Una vez analizado e identificado el problema en cuestión, el gerente debe de tomar acciones correctivas o preventivas que ayuden a volver a encaminar al plan inicial la obra. Alguna de las acciones más comunes y de mejor resultado son las siguientes:
* Introducción de mas recursos* Nueva programación de actividades
Técnicas para el control
Una parte muy importante en todo esto, es el control que se debe de llevar a cabo para el buen funcionamiento de lo inicialmente planeado. Existen varias técnicas que el gerente de proyectos puede tomar en cuenta para el correcto control de todos los recursos. Recordemos que no se necesita caer en retrasos o errores para hacer unnuevo análisis de actividades.
Dentro de las técnicas de control de avance de actividades se pueden dividir en dos principalmente:
* Control reactivo
Consiste en la implementación de metas, realización de las actividades, recolección de información de avance o progreso, comparación del progreso con lo planeado y por último, la implementación de acciones para llevar a cabo el trabajo lo más...