Convocatoria De Invitados A Eventos

CONVOCATORIA DE INVITADOS.

La invitación es, en la mayoría de los casos, el primer contacto que tiene el invitado con el evento. Y como todo en un evento comunica tenemos que cuidar los detalles de este medio. El papel, los sobres (que siempre deben ser de la misma calidad que la tarjeta), la redacción, la ortografía, el tipo de letra, etc., “hablan” del evento y transmiten la imagen de laempresa o el nivel de la fiesta.

Por este motivo, es indispensable revisar exhaustivamente nombres y apellidos, direcciones, leer varias veces el texto, revisar los colores para verificar que sean los pantones elegidos. Y en lo posible, este control debería ser realizado con personas que preferentemente no tengan relación con la producción del evento. Ya que cuando alguien conoce los datos muchasveces “termina de leer” antes que el ojo, porque conoce de memoria el texto. Y así es como se pasan errores tan evidentes para terceros.

La invitación es el medio a través del cual una empresa o persona, en carácter de anfitrión, convoca a una determinada nómina de invitados para que asista a un evento en particular y les comunica el interés de contar con su presencia en esa oportunidad.Para formalizar esta acción comunicativa se puede recurrir a diferentes formas de invitaciones: verbales, impresas o digitales.

Las verbales se usan para actividades informales con cantidad reducida de invitados a quienes en una segunda instancia se puede enviar una invitación impresa o digital, ya sea para darle un carácter más formal o simplemente como recordatorio.

Las invitaciones impresasse implementan para actividades más formales, que cuentan con una cantidad considerable de invitados. En eventos que impliquen una rigurosa aplicación de las normas de ceremonial y protocolo, se utilizarán los clásicos diseños y textos acordes a la situación. Pero cuando no exista esta necesidad, los diseños y formatos pueden ser tan variados como lo permita la creatividad.

Las invitacionespueden ser realizadas en tarjetas preimpresas, que tienen espacios para completar datos u otras impresas únicamente para el acontecimiento particular, que ya incluyen la información necesaria. Las invitaciones formales se imprimen en cartulina blanca con la tipografía en negro, tamaño sobre comercial, y como el resto de las invitaciones siempre deben ser redactadas en tercera persona. Puedenincluir el logo de la empresa o el escudo del país y en ambos casos el modelo más formal es la impresión de los mismos en seco, que es el altorrelieve del mismo color que la cartulina. El gramaje de la cartulina no debería ser menor a los 250 gramos.

Las digitales son las enviadas a las casillas de e-mail. Debido a las secretarias que “filtran” correspondencia, la inseguridad de que la invitaciónllegue a destino y la gran cantidad de actividades e invitaciones que tienen las personas, se implementaron estas invitaciones que generalmente se hacen llegar a los correos laborales de los invitados. Se usan como pieza previa al envío de la invitación impresa o como recordatorio, si la invitación formal ya fue enviada. Nunca se aplican en eventos que deban guardar normas de ceremonial público.Esta modalidad tiene múltiples ventajas: rápida implementación, bajo costo de realización y envío, anticipación a otras invitaciones, llegada segura aunque el invitado no se encuentre en su lugar de trabajo, conocimiento del tema al recibir la invitación impresa y mayor flexibilidad en los tiempos de producción gráfica de la invitación impresa.

Como desventajas podemos enumerar la posibilidad deser descartado si el asunto del e-mail es inadecuado, provocar malestar ante una excesiva cantidad de envíos o si el archivo es demasiado pesado, desinteresar al invitado si por la redacción lo toma como una invitación a nivel masivo.

El diseño de esta primera pieza de comunicación que recibirán los invitados deberá guardar absoluta relación y coherencia con la idea rectora del evento, los...