CS 002 Creaci N Datos Maestros SAP V3
Páginas: 7 (1503 palabras)
Publicado: 10 de julio de 2015
CREACIÓN DATOS MAESTROS SAP
CLIENTES, PROVEEDORES, MATERIALES Y SERVICIOS
CS -002
Versión No. 003
13 de Febrero de 2014
1 OBJETIVO
Dar lineamiento para creación de datos maestros en software SAP correspondientes a bases de datos de Clientes, Proveedores, Materiales y Servicios para SPRB S.A., OSI Trademar S.A., GRP Ltda, PBQ S.A y SPRG.
Este proceso tiene comoobjetivo describir los pasos para la creación, administración y mantenimiento de las bases de datos maestra SAP.
2 ALCANCE
Este documento relaciona las actividades de inscripción de clientes, proveedores, materiales y servicios en la base de datos del ERP SAP, así como su actualización y revisión permanente.
3 DEFINICIONES
Activos Fijos. Son aquellas máquinas, vehículos, equipos, yherramientas que estén destinadas, directa o indirectamente, a la prestación de servicios portuarios o a la comercialización de los mismos y forman parte del activo fijo del Grupo Empresarial.
Cliente o Usuario. Es el Área del Grupo Empresarial que requiere la compra de bienes o servicios asociados.
Grupo de Artículo. Subdivisión particular de los materiales y/o servicios organizada según su tipo.Materiales y/o Equipos: Son aquellos elementos tangibles requeridos para realizar actividades necesarias en el cumplimiento de funciones y procesos de la empresa.
Proveedor. Es la persona natural o jurídica, inscrito en el Registro de Proveedores del Grupo Empresarial y que puede participar, por invitación directa o pública en los procesos de adquisiciones, presentando ofertas y/o suministrandobienes.
Tipo de Material/Servicio: Clasificación de los materiales o servicios creados en el software ERP disponibles, según su tipo o naturaleza:
Asociados de negocio: Se denomina asociado de negocio o usuario portuario a todo cliente, operador portuario, agencias de aduana, empresa de trasporte que realice actividades de comercio exterior al interior del puerto.
4 DESARROLLO DELPROCEDIMIENTO
4.1. CLIENTES: CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Para creación en sistema de un cliente o usuario portuario, se requiere del diligenciamiento del formato “Registro De Inscripción y Actualización de Clientes y Proveedores” vigente a la fecha del recibo de la solicitud. A dicho formulario deberá anexarse la documentación requerida según la clase de usuario que vaya a efectuar la inscripción oactualización (Importador, Exportador, Operador Portuario, Transportista, etc.).
El formato diligenciado con sus respectivos soportes es entregado por el cliente o su representante (Agencias de Aduanas, SIA) en el Centro de Información y Documentos CID para radicación, digitalización y posterior envío a través del software documental al Analista de Datos Maestros SAP, Analistas de Servicio alCliente y Analista Comercial encargado de aprobar al cliente y asignar en dicho software al ejecutivo de cuenta.
El juego de documentos una vez radicado es remitido al Área de Compras. El Analista de Datos Maestros SAP verificará que la documentación soporte de la inscripción cumpla con todos los requisitos para proceder a subirlos en la base de datos SAP y ASPA. Para ello deberá consultar previamentelas bases de datos a fin de evitar creaciones dobles de un mismo cliente en dichos sistemas. Las novedades encontradas serán registradas en software documental a manera de comentario al cual tendrá acceso al Área de Servicio al Cliente.
Una vez creado el cliente los documentos de inscripción serán remitidos a Control Interno, quien realizará análisis y consultas en bases de datos respectivas conel fin de dar cumplimiento a lo enunciado en Circular Externa DIAN 170: Prevención y Control al Lavado de Activos.
Aquellas solicitudes que incumplan con los parámetros establecidos, pero que por casos de fuerza mayor requieran su trámite, requerirán de autorización escrita por parte de la Dirección de Servicio al Cliente, siendo ésta área la encargada del seguimiento y consecución posterior...
CLIENTES, PROVEEDORES, MATERIALES Y SERVICIOS
CS -002
Versión No. 003
13 de Febrero de 2014
1 OBJETIVO
Dar lineamiento para creación de datos maestros en software SAP correspondientes a bases de datos de Clientes, Proveedores, Materiales y Servicios para SPRB S.A., OSI Trademar S.A., GRP Ltda, PBQ S.A y SPRG.
Este proceso tiene comoobjetivo describir los pasos para la creación, administración y mantenimiento de las bases de datos maestra SAP.
2 ALCANCE
Este documento relaciona las actividades de inscripción de clientes, proveedores, materiales y servicios en la base de datos del ERP SAP, así como su actualización y revisión permanente.
3 DEFINICIONES
Activos Fijos. Son aquellas máquinas, vehículos, equipos, yherramientas que estén destinadas, directa o indirectamente, a la prestación de servicios portuarios o a la comercialización de los mismos y forman parte del activo fijo del Grupo Empresarial.
Cliente o Usuario. Es el Área del Grupo Empresarial que requiere la compra de bienes o servicios asociados.
Grupo de Artículo. Subdivisión particular de los materiales y/o servicios organizada según su tipo.Materiales y/o Equipos: Son aquellos elementos tangibles requeridos para realizar actividades necesarias en el cumplimiento de funciones y procesos de la empresa.
Proveedor. Es la persona natural o jurídica, inscrito en el Registro de Proveedores del Grupo Empresarial y que puede participar, por invitación directa o pública en los procesos de adquisiciones, presentando ofertas y/o suministrandobienes.
Tipo de Material/Servicio: Clasificación de los materiales o servicios creados en el software ERP disponibles, según su tipo o naturaleza:
Asociados de negocio: Se denomina asociado de negocio o usuario portuario a todo cliente, operador portuario, agencias de aduana, empresa de trasporte que realice actividades de comercio exterior al interior del puerto.
4 DESARROLLO DELPROCEDIMIENTO
4.1. CLIENTES: CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Para creación en sistema de un cliente o usuario portuario, se requiere del diligenciamiento del formato “Registro De Inscripción y Actualización de Clientes y Proveedores” vigente a la fecha del recibo de la solicitud. A dicho formulario deberá anexarse la documentación requerida según la clase de usuario que vaya a efectuar la inscripción oactualización (Importador, Exportador, Operador Portuario, Transportista, etc.).
El formato diligenciado con sus respectivos soportes es entregado por el cliente o su representante (Agencias de Aduanas, SIA) en el Centro de Información y Documentos CID para radicación, digitalización y posterior envío a través del software documental al Analista de Datos Maestros SAP, Analistas de Servicio alCliente y Analista Comercial encargado de aprobar al cliente y asignar en dicho software al ejecutivo de cuenta.
El juego de documentos una vez radicado es remitido al Área de Compras. El Analista de Datos Maestros SAP verificará que la documentación soporte de la inscripción cumpla con todos los requisitos para proceder a subirlos en la base de datos SAP y ASPA. Para ello deberá consultar previamentelas bases de datos a fin de evitar creaciones dobles de un mismo cliente en dichos sistemas. Las novedades encontradas serán registradas en software documental a manera de comentario al cual tendrá acceso al Área de Servicio al Cliente.
Una vez creado el cliente los documentos de inscripción serán remitidos a Control Interno, quien realizará análisis y consultas en bases de datos respectivas conel fin de dar cumplimiento a lo enunciado en Circular Externa DIAN 170: Prevención y Control al Lavado de Activos.
Aquellas solicitudes que incumplan con los parámetros establecidos, pero que por casos de fuerza mayor requieran su trámite, requerirán de autorización escrita por parte de la Dirección de Servicio al Cliente, siendo ésta área la encargada del seguimiento y consecución posterior...
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