Cu les son los pasos para la planeaci n de un evento

Cuáles son los pasos para la planeación de un evento

Diseño y cotización
Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el mensaje que comunicar al público participante y las expectativas que el organizador del evento tiene con relación a la realización de la reunión.
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen por objeto la preparación de losrecursos que componen el evento.
Preponderantemente se trata de contratación de proveedores y coordinación entre las prestaciones.
Montaje
Disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento.
Ejecución
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demas.
DesmontajeRetiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión.
Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.
Público:
Se deben conocer las características de las personas que participaran en el evento (rangos, estatus , invitados especiales, personalidades, líderes de opinión, jurado, prensa,expositores; participantes extranjeros, participantes nacionales, los patrocinadores, competencia, crítica especializada, etc) esto implica un análisis minucioso de los gastos a sus necesidades, inquietudes e intereses por el evento.
Espacio físico.
Este es un elemento que tributa directamente a los resultados del evento por lo que es necesario conocer , las características del lugar y lascondiciones materiales en las que se desarrollará el mismo, se debe ser exhaustivos en la
Búsqueda de sedes o locales que, ajustándose a nuestro presupuesto, brinden la mayor comodidad y seguridad para que la percepción sobre el encuentro sea la más satisfactoria.
Duración.
La duración, es algo que también debe conocerse para a través de la planificación garantizar el equilibrio necesario entre laduración y los intereses de los participantes, así como también la eficacia del presupuesto de gastos asignado.
Presupuesto
El presupuesto constituye la expresión financiera de un plan, mediante esta expresión resulta posible homogeneizar todos los elementos del plan, pues emplea una base de medida común que permite hacer agregados.
Por medio del presupuesto se planifica y se ejecuta el financiamientode los gastos según el evento que se está planificando:
Gastos de imagen.
Gastos de imprenta.
Alquiler de locales.
Transportación.
Personal de apoyo.
Medios audiovisuales.
Ornamentación, Señalización e Indicadores.
Contratación de seguros.
Catering:
En los gastos personales se tiene en cuenta:
Alojamiento..
Obsequios.
Y otros que se consideren necesarios.
La conformación meticulosa de un plan derecursos financieros evitará que el evento se convierta en una catástrofe económica. Lo que no se calcule en el presupuesto quedará fuera del plan de acciones, por lo que se hace
Imprescindible considerar cada detalle por ínfimo que parezca.[
Recursos humanos:
Es importante conocer como quedaran limitadas las responsabilidades de cada uno de los miembros del comité organizador, para establecerlasdentro del plan así como delimitar los implicados en cada acción. La concentración de fuerzas en sólo unos miembros no ayuda a la eficiencia del trabajo. También es necesario dejar definido el personal de apoyo que se contrata para
trabajar en el evento.
Apoyos institucionales:
El comité organizador debe estar muy bien informado acerca de cada una de las Organizaciones que apoyan o patrocinan elevento y de la posible proliferación de connotaciones peyorativas que puedan disminuir el prestigio del encuentro.

Defina el concepto de comité y cuál es la función que cumple el comité de administración. Comité de relaciones publicas, secretaria del evento (memorias del evento).

Concepto de comité Grupo de personas encargadas de un asunto, especialmente si lo hacen en representación de una...