pasos para realizar un evento


PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Empiece lo más pronto posible
• Definir el responsable del evento
• Determinar el objetivo del evento
• Determinar la audiencia meta
• Realizar elpresupuesto
• Definir opciones de sede
• Definir opciones de recintos
• Investigar vías de comunicación que conectan con la sede
• Investigar la capacidad hotelera
• Solicitar cotizacionesde las opciones de sede
• Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
• Realizar primera revisión de avances
• Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo(apoyándose en cámaras y asociaciones)
• Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas, entre otros
A ocho meses del evento
• Determinar los comités queel responsable del evento va a coordinar: hospedaje, transportación aérea y terrestre, alimentos y bebidas, conferencistas/programa/contenido, promoción y publicidad
• Realizar viajes de inspección alas sedes preseleccionadas
• Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
• Analizar viajes y cotizaciones
• Elección de sede y recinto
• Analizar contrato yreglamento de operación del recinto seleccionado
• Revisar basa de datos
• Diseñar el Manual del Expositor
• Definir la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción)
•Diseñar la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, tele marketing, revistas especializadas, radio, televisión, prensa, productos promocionales, etc.)
• Definir plan de medios depromoción (calendarización)
A seis meses del evento
• Negociación con hoteles, recinto y transportación
• Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y desmontaje
• Revisiónde presupuesto
• Inicio de la promoción del evento (posters, invitaciones por correo directo, relaciones públicas, ruedas de prensa, etc.)
• Presentación del evento en medios y a clientes...