cuentas y subcuentas

Codificación de cuentas y subcuentas
La codificación de las cuentas es de gran ayuda, facilita la contabilización de las operaciones realizadas en la empresa ya que al contar con un listado ordenado y clasificado, las personas responsables del registro sabrán que cuentas afectan a las transacciones, como también facilita la elaboración y la presentación de estas financieros. 

Codificación delas cuentas es un sistema de símbolos que pueden ser numéricos o alfabéticos asignados en forma sistemática con el objeto de identificar a cada uno de los grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas. 
En el diseño del plan de cuentas se debe considerar una serie de pasos: 
1) Asignación del primer código a los componentes del balance general y estado de resultados. 

Código - Grupo - Estadofinanciero 
1. Activo (Balance general) 
2.Pasivo (Balance general) 
3.Patrimonio (Balance general) 
4.Ingresos (Balance de resultados) 
5.Costos (Balance de resultados) 
6.Gastos (Balance de resultados) 


Para muchos auxiliares contables y Contadores se les presente dificultad al momento de codificar las cuentas que según el PUC les da libertad para hacerlo.

Esto lo podemos mirar ensubcuentas tales como: 1435, 2365, 2368, en los grupos 71, 72 y 73. Para ello traigo un ejercicio que nos puede facilitar esta codificación por analogías de cuentas y subcuentas.

Al iniciar un negocio lo primero que se debe tener en cuenta es que productos o servicios vamos a vender, es así por ejemplo que si queremos montar un negocio de venta de productos textiles lo que debemos comprar porlógica son productos textiles, y el inventario a manejar son de productos textiles. En este orden de ideas paso a detallar el ejemplo.

Si los productos a vender son productos textiles, ellos se encuentran codificados en el Plan Único de Cuentas de la siguiente forma:

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR.
413524 Venta de productos textiles, de vestir, de cuero y calzado.

Nótese que losdos últimos dígitos de la subcuenta es el dos y el cuatro (24), dígitos que caracterizan al producto en si a vender, si observamos la cuenta de costos encontramos:

6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR
613524 Venta de productos textiles, de vestir, de cuero y calzado.

Al igual que en la cuenta de ingresos la subcuenta termina en 24, indicando que los productos son de la misma especie que secompran. Razón por la cual la cuenta de inventarios que en el PUC nos deja a libertad la codificación de la subcuenta no puede ser otra que:

1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRES
143524 Productos textiles, de vestir, de cuero y calzado.

Si el sistema de inventario fuese inventario periódico, las cuentas y subcuentas a utilizar tendrán que ser:

6205 DE MERCANCIAS
620524 Comprasde productos textiles, de vestir, de cuero y calzado.

Y los códigos a utilizar en las devoluciones en ventas serán:

4175 DEVOLUCIONES EN VENTAS (DB)
417524 devoluciones de productos textiles, de vestir, cuero y calzado.

De igual forma se puede codificar las cuentas de Impuesto a las ventas retenido y la cuenta de Impuesto de industria y comercio retenido, teniendo como guía la cuentade Retención en la fuente así:

2365 RETENCION EN LA FUENTE
236540 Compras.

En la cuenta de Impuesto a las ventas retenido e Impuesto de industria y comercio serían:

2367 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO.
236740 Compras

2368 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
236840 Compras.

Tratándose de la Contabilidad de costos, tanto los costos indirectos de fabricación como la mano de obradirecta y la materia prima se pueden codificar teniendo como base las cuentas de gastos, por ejemplo para la mano de obra directa se pueden tomar los mismos códigos registrados en los grupos 51 Gastos de administración y 52 Gastos de ventas así:

51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION
52. OPERACIONALES DE VENTAS
72 MANO DE OBRA DIRECTA
5105 Gastos de personal
5205 Gastos de personal
7205...