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DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

DEFINICION E IMPORTANCIA DE RESERVACIONES
Un establecimiento de alojamiento es considerado como uno de los servicios, de mayor importancia en el sector turístico ya que este es el servicio que mas utiliza los turistas, es por ello de la importancia de conocer debidamente los aspectos importantes que contiene la estructura organizacional de un hotel y losservicios con los que cuenta.
A continuación, se hará mención de los aspectos más importantes que contiene el departamento de reservación, según información recopilada de diversos autores especialistas de la materia.
En la estructura organizacional de un hotel el primer departamento con el que el cliente tiene contacto es: El departamento de reservaciones este es considerado aquel mediante elcual el establecimiento de hospedaje concentra y tramita las solicitudes de reservaciones de alojamiento de los futuros huéspedes.
Según Di Muro (Di Muro,1999:49,51)) Los departamentos/sectores de reservación y recepción: Son considerados los pilares comerciales de un hotel, dado su estrecho contacto con el huésped en la venta de los servicios, los cuales deben tener estrecha coordinación. En unhotel grande (hotel de 5 estrellas) es considerada el área de reservaciones como departamento independiente. Reservación es un acuerdo verbal o físico que se hace entre el prestador de servicios y el cliente, estableciendo una reservación de alojamiento por un periodo definido.
OBJETIVO DE RESERVACIONES
El objetivo de este departamento es la renta de habitaciones, ya que el productoespacio-tiempo, es lo que se vende. Para un hotel, la venta de una habitación es el elemento principal ya que es el principal servicio o producto que vende el establecimiento y en el cual genera mayor derrama económica
Por esta razón, un hotel esta obligado a rentar el mayor numero de habitaciones, procurando que sean rentadas primero aquellas cuyo precio sea mayor.
MATERIAL DE TRABAJO
Para poder realizarlas funciones en este departamento, resulta de vital importancia contar con el material de trabajo adecuado, es decir todo aquello que se requiera para el montaje de la oficina del área de reservaciones, tales como mobiliario de oficina y artículos de papelería, entre otros.
SISTEMAS DE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
Los sistemas de control que aplican el departamento dereservaciones son de dos tipos:
Computarizados: Es el software más utilizado actualmente por los hoteles, este permite que los datos solicitados se registren en una hoja de reservación que se puede visualizar a través de la pantalla de la computadora.
Manuales. Pueden ser los siguientes:
1.- El plan de reservaciones (planning) es un impreso de tamaño variable donde se registran todas las reservacionesdel hotel para el mes correspondiente. Existen tres tipos de este sistema.
Por número o nombre de habitaciones
Por tipo o categoría de habitaciones
Por tipo o categoría: sistema whitney

2.- Cuadros de disponibilidad permite ver la disponibilidad de un tipo de habitación, se lleva en forma de planillas o de un libro de control, foliado.

3.-Tirillas (slip) de reservaciones es una tarjeta enforma de tira, ahí se registran datos fundamentales de la reservación, estas son ordenadas por fechas de entrada y alfabéticamente. A cada tipo de reservación se le asigna un color.

4.- Rack cronológico de reservaciones aquí se colocan, ordenadas por día de llegada, las reservaciones, las cuales deben ser escritas previamente en unas tirillas de papel colocadas en objetos metálicos llamados“charolillas”.

ORGANIGRAMA

Esta es un representación grafica de la estructura organizacional con los puestos básicos dentro del departamento de reservaciones, de igual forma depende de la magnitud categoría y tamaño del hotel.

FUNCIONES PRINCIPALES
Según los puestos y funciones que integran este organigrama, son las siguientes:
GERENTE DE RESERVACIONES:
Instruir a todo su personal en...