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CONCEPTO Y FINALIDAD DEL ARCHIVO
CONCEPTO DE ARCHIVO:
En primer lugar, es el conjunto de documentos clasificados y ordenados.
en segundo lugar, el archivo es el espacio físico en que secustodian y conservan los documentos.
La existencia del archivo en la empresa es consecuencia directa de que las actividades mercantiles necesitan un soporte  documental. Cualquier empresa emite  y recibe enel transcurso de su actividad ordinaria distintos tipos de documentación. Por tanto, la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documentos  que la empresa necesita conservar parapoder funcionar normalmente: por una parte, en razón de lo que establece la legalidad vigente; por otra, según el criterio y la conveniencia de la propia empresa.
En este sentido, la empresa hace acopiode distintos tipos de material de archivo:
DOCUMENTOS DE GESTIÓN: son todos aquellos relacionados con actividades o gestiones que se encuentran en curso de realización y que se dilatan en el tiempo.en si son los de la actividad interna.
DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos que la empresa tiene que conservar obligatoria mente por ley. en si son documentos que siempre van a estar.
DOCUMENTOSHISTÓRICOS: los referidos a operaciones y actividades  terminadas, y los que se acumulan por razones comparativas, estadísticas, etc.
Para que este objetivo se cumpla es necesario  que los criterios querigen la estructura y organización del archivo se ajusten a los siguientes parámetros:
Que sea posible localizar los documentos de forma fácil y rápida.
Que la documentación se conserve en buen estado.Que el espacio físico ocupado por el archivo sea el menor posible. la creciente mecanización e  informatización  de estos procesos viene a solventar inconvenientes como este.
Que se evite lainflación de papeles y las duplicidades, copias innecesarias, etc.
Que se utilice un criterio de clasificación claro, eficiente y sencillo, al alcance de todos los potenciales usuarios, no solo de la...