Depto de grupos y convenciones

DESARROLLO DE CONGRESOS Y CONVENCIONES

PROFESOR: CARLOS ESPEJEL DURON

ALUMNO: GUSTAVO ARREOLA CASTELLANOS

TEMA: RELACION DEL DEPTO. DE GRUPOS Y CONVENCIONES CON OTROS DEPTOS. DE UN HOTEL
HOTEL: PRESIDENTE INTERCONTINENTAL

GRUPO: 5° A TURISMO

INDICE
INTRODUCCION…………………………………….. PAG. 3
DEPTO. DE VENTAS……………………………….. PAG.4
DEPTO. DE A Y B…………………………………... PAG. 4
DEPTO. DECONTRALORIA……………………….PAG. 4
DEPTO. DE AMA DE LLAVES……………………. PAG.5
DEPTO. DE BOTONES…………………………….. PAG. 5
DEPTO. DE RECEPCION…………………………. PAG. 6
DEPTO. DE SEGURIDAD………………………… . PAG.6
CONCLUSION………………………………………. PAG. 7

INTRODUCCION
El departamento de grupos y convenciones dentro de un hotel es muy importante y su relación con cada uno de los demás departamentos es más compleja de lo que parece.Cada uno de los departamentos forma parte del funcionamiento del departamento de grupos y convenciones y hacen que cada una de las funciones de este se lleve a cabo de una manera eficaz y eficiente.
Este departamento se encarga de organizar y coordinar a todos los grupos que llegan, desde una reservación y las necesidades del grupo o la convención a realizarse, la recepción del grupo hasta elproporcionar seguridad al mismo.
A continuación se describirán las funciones de los departamentos del hotel mas importantes que se interrelacionan con el departamento de grupos y convenciones.

DEPARTAMENTO DE VENTAS
El departamento de ventas de un hotel es responsable de muchos de los ingresos del hotel. Es responsable de reservas de bodas, eventos corporativos y otros encuentros que se celebran enun hotel. Trabaja directamente con los clientes en la planificación de sus eventos.
Se encargan de firmar los contratos con la agencia de viajes o la compañía encargada de los grupos que vayan a hospedarse en el hotel o de las convenciones que se vayan a realizar en el mismo.

DEPARTAMENTO DE A Y B
El departamento de alimentos y bebidas es un departamento que da uno de los mayores ingresos alhotel de manera complementaria, a la vez con habitaciones, las conferencias y reuniones en los salones destinados a este efecto son uno de los principales responsables de la alta ocupación en esta área de servicio. El Departamento de Alimentos & Bebidas de un hotel es el área desde la cual se coordina, a diario, las operaciones del restaurante, la cocina, el departamento de banquetes, lasbarras, el servicio a habitaciones (room service) y utilería o steward. También es un sector que emplea a una importante dotación numérica de personal.
En cuestión al departamento de grupos y convenciones, A y B se encarga de verificar si los grupos q se hospedan en el hotel incluyen alimentos en su estancia (ya sea desayuno, comida y cena) y si en las convenciones se requerirán de banquetes,buffet, coffee break o del servicio del restaurant.

DEPARTAMENTO DE CONTRALORIA
El departamento de contabilidad o contraloría cuenta con el personal capaz de controlar todos los procesos, los recursos administrativos y de servicios hoteleros, vela además por la organización de los mismos y registra los resultados obtenidos.
Establecimiento de controles internos en la totalidad de los departamentosdel hotel.
Elaboración y seguimiento del presupuesto anual general y de cada departamento.
El oportuno y preciso cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa.
Firmar la totalidad de los cheques expedidos (a veces de manera mancomunada).
Negociación continua con los proveedores cuando existe escasez de recursos (el hotel tiene que seguir funcionando).
Búsqueda de fondos a tasaspreferenciales, créditos, fondos revolventes, etc.
La apertura y vigilancia de la totalidad de cuentas bancarias, es quien tiene las claves de acceso para poder realizar transferencias.
De tomar las grandes decisiones en cuanto a recorte de personal, cierre y apertura de torres, inversiones, gastos mayores, contratación de posiciones clave (junto con el gerente general) como tesorero, cajeros,...