Descripcion de cargos secretaria

Identificación del Puesto
Cargo: Secretaria de gerencia
Departamento: Administración y finanzas
Sección: Contabilidad, tesorería.
Reporta a: Gerencia de administración y finanzas
Supervisa a:Auxiliar Gerente de Administración y finanzas
Fecha del análisis: 03 de noviembre de 2011

Definición del Puesto
Colabora con todo lo relacionado con las actividades de la gerencia deadministración y finanzas, apoyando a su vez, en las actividades administrativas, encargada de la documentación correspondiente al departamento y de la atención al público.

Contenido del Puesto
Funcionescotidiana:
- Tomar nota y apuntes de indicaciones de su superior o de información importante de alguna reunión.
- Elaborar cartas, certificados o algún otro tipo de documento.
- Recibir archivos decorrespondencia internos y externos de la empresa, y distribuirlos a las distintas secciones .
- Atender y efectuar llamadas telefónicas, asi como mantener actualizada la agenda diaria de laGerencia, programando las reuniones y citas respectivas.
- Asignar y supervisar las tareas del personal auxiliar.
- Realizar todas aquellas labores que indique el supervisor directo, dentro de la naturalezadel cargo.
Funciones periódica:
- Efectuar requerimientos, controlar y distribuir el stock de los útiles de Gerencia, cautelando la seguridad y conservación de los mismos.
Funciones esporádica:
-Colaborar en actividades como congresos, juntas extraordinarias u otras similares.


Accesorios del Puesto:
- Computadora, escritorio, archivadores, útiles varios (lápices, corcheteras, etc),fax, fotocopiadora, escáner y otros similares.

Especificaciones del Puesto:
Habilidades físicas y mentales:
- Capacidad de planear actividades, de realizar cálculos numéricos, buen lenguaje y sercapaz de desenvolverse en frente al público.
- Tener atención auditiva y visual, y capacidad de movimiento para trasladarse dentro de la empresa o de una sección a otra.
Conocimientos, habilidades...