Diagramacion De Procesos

INGENIERÍA DE METODOS
LABORATORIO No. 5
MÉTODOS DE TRABAJO EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVO:
Este laboratorio tiene por objetivo que el estudiante se familiarice con las diferentes herramientas utilizadas para representar los procesos administrativos, tales como el Diagrama de proceso de flujo (Cursograma analítico), el diagrama policolumnar y el Diagrama de circulación de documentos.Se busca también que el alumno emplee de forma correcta la simbología de cada uno de los diagramas.

MARCO TEÓRICO:
• Diagrama de Proceso de Flujo (Cursograma Analítico)
Es un diagrama que presenta la secuencia de actividades realizadas en un procedimiento administrativo determinado, mostrando todas las operaciones involucradas, los traslados de documentos o personal, la distancia recorridapor movimiento, los tiempos empleados en cada uno de los elementos y las demoras que ocurren. El cursograma constituyen una clave muy cómoda, que ahorra mucha escritura y permite indicar con claridad exactamente lo que ocurre durante el proceso que se esta analizando.
Objetivos del Diagrama de Proceso de Flujo:
1. Mostrar la secuencia de todos los eventos ocurridos durante el proceso en estudio(operaciones, traslados y de moras).
2. Representar de forma ordenada el procedimiento administrativo.
3. Mejorar la distribución del área administrativa.
4. Facilitar la comparación entre métodos (actuales y propuestos).

Usos y aplicaciones:
1. Se utiliza para identificar costos asociados a movimientos innecesarios y demoras, a fin de eliminarlos o por lo menos reducirlos.
2. Permitedescubrir y eliminar acciones ineficientes.
3. Se emplea para dar seguimiento, de forma clara y ordenada, a una persona o a los documentos, para el análisis de los procedimientos.

Simbología que se utiliza actualmente:
En la construcción del Diagrama de proceso de flujo se emplea la simbología ASME (Asociación Americana de Ingenieros Mecánicos), ver tabla 5.1.Tabla 5.1: Simbología del Diagrama de Proceso de Flujo, para procesos administrativos
Fuente: www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/woficina.htm#si
Metodología del Diagrama de Proceso de Flujo:

1. Uno de los formatos empleados en la construcción de este diagrama es el que se muestra en la figura 5.1. En la casilla de descripción sedeben anotar todas las operaciones, inspecciones, traslados, demoras y almacenamientos o archivos que se realizan.
2. Para cada descripción de coloca un punto en la casilla correspondiente al símbolo que mejor la representa.
3. Para cada descripción se anota el tiempo requerido y la distancia recorrida (esto último para casos de desplazamiento de personal o documentos).
4. Una vez colocadoslos puntos para cada descripción se unen por medio de una línea.
5. Este diagrama se complementa con un cuadro resumen, en el cual se deben anotar el número de veces que se presentan las operaciones, inspecciones, traslados, demoras y archivos; el tiempo total para cada una de estas acciones y la distancia total recorrida.


• Diagrama Policolumnar
Este diagrama es una representación, gráfica ysencilla, de procedimientos administrativos que involucran más de un documento, empleado y/o departamento. Su nombre, "Diagrama policolumnar", se deriva del formato en columnas en el cual se desarrolla, ver figura 5.2.


Objetivos del Diagrama Policolumnar:
1. Presentar la secuencia de las actividades realizas en un proceso administrativo determinado.
2. Reducir el número de explicacionespara procedimientos administrativos complejos.
3. Identificar la generación excesiva de copias de un documento.
4. Identificar todas las personas y departamentos involucrados en el proceso.


Usos y aplicaciones:
1. Se utiliza para describir las etapas de un procedimiento y comprender como funciona.
2. Identificar las personas o departamentos claves que interviene en un proceso.
3. Se...