Diagramas de Flujo

Universidad Central del Ecuador

Ciencias Administrativas

Administración Pública

AP4-1




DIAGRAMAS DE FLUJO

Grupo N° 4

Integrantes:
Agual Abigail
Cabrera María José
Castillo Fernanda
Gutiérrez Edison




22-junio-2015
Introducción


Diagramas de Flujo
Definición
Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar lasecuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
“Un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones uáreas de su estructura organizativa.”
Importancia de los diagramas de flujo
Son importantes porque permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada
Ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema.
Entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento y por tanto, permitecomprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este.
Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.
Elaboración

1. El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para serrealizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen:
Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. 

Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, además de una persona ajenadel proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:

Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el resultado.
Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador.
Que ayudeal grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo

2. Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una representación gráfica del proceso en cuestión. Es importante realizar varias sesiones de trabajo, ya que así los participantes tendrán más tiempo para obtener más información acerca del proceso

3. Pararealizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irán repitiendo a lo largo de todo el proceso construcción del diagrama de flujo, como son:
¿Qué paso es el primero?
¿Qué paso es el siguiente?
Además se deberán utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del proceso, asaber:
¿De dónde viene el servicio o el material?
¿Cómo entra el servicio o material al proceso’
¿Quién toma la decisión’
¿Qué pasa si la decisión es afirmativa SI?
¿Qué pasa si la decisión es negativa NO?
¿Hay algo más que se deba hacer en este momento del proceso?
¿Dónde va el producto o servicio de esta operación?
¿Qué pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?
¿Qué pruebas...